请转至第 4 页上的撰写优秀的通讯 撰写优秀的通讯 “一天只需七分钟，就能改变您的生活和事业。”如果看到这样的句子，想继续读下去，您就被吸引住了。 通讯要与其他许多吸引读者注意力的事物竞争，因此，文章的首句或开始两句对于吸引读者至关重要。而且因为这种具有吸引力的语言会让人产生某种期望，所以文章还需调整这类句子的使用，否则会使读者感到被蒙骗。 除了具有吸引力的语言，文章还需要一个简短、活泼、且目的明确的标题。除了这些关键特征以外，如果标题非常贴切、能激发人们的好奇心，或具有其他一些令人无法抗拒的特性，则它就一定能吸引读者的注意。 通讯在版面上受到限制，并且读者的时间也有限，因此这类文章必须紧扣主题，专注于阐述一个主要论点。阐明这一论点可以通过 2 至 5 个分论点来实现。这些论点必须具有使读者受益的主要目的。它可以是全新的知识或见解，关于如何改进业务的建议，更好一点的就是您的业务如何使读者得到提升。文章应该阐明观点、激发并鼓励读者的热情，然后得出一个正面的结论。当然，最好的结论就是读者认定您的产品或服务能够提供他（她）需要的解决方案。 总之，通过一个有影响的标题和有吸引力的句子吸引读者的注意，再通过提供一些读者以前未接触过的内容来答谢读者。此外，保持文章的简洁和紧扣主题，如果合适，还可以在文章中说明提供的产品和服务如何解决出现的问题。这样，您就有很大把握以这些问题保持已有读者并争取新读者。 作者姓名 省/市/自治区、城市、街道地址、公司名称；邮政编码 网站地址；电子邮件地址；电话号码 通讯标题 通讯的目的是向特定的群体提供专门的信息。为了帮助用户达到这个目的，该模板在“创建通讯”任务窗格的文章中为用户提供了一些建议。用户或许也有兴趣阅读“打印通讯”，它描述了不同的打印选项，如使用大型纸张将通讯打印为折叠的小册子。除了这些模板“帮助”文章外，该任务窗格还包含至“帮助”主题的链接，这些主题与该模板中使用的 Microsoft Word 功能（如文本框）相关。作为一项附加帮助，在开始用自己的内容替换该内容以前，用户或许想打印该模板，以获取其说明的帮助。本期内容列出了一些文章，旨在帮助用户撰写有影响的通讯。 在创建通讯的时候，首先需要确定其读者群。可以是能够从通讯受益的任何人，如那些对某一产品感兴趣的群体。 可以通过从展览会上收集的业务回执卡、客户信息表、名片，或成员关系列表编译一个邮件列表。也可以考虑从服务目标客户的公司购买邮件列表。 接下来，确定自己可以在通讯上花费多少时间和资金。这些因素可以帮助决定通讯的长度以及发行的频率。 入门 本期内容 入门	1 撰写优秀的通讯	1 插入自己的图片	2 将读者吸引到其他文章	2 针对所有读者的文章	3 使文章适合紧凑空间	3 通讯元素	5 通讯日期 第 1 卷，第 1 期 作者姓名
作者姓名 作者姓名 用户可以使用自己公司的图片替换本模板中的图片。若要进行此操作，单击要插入图片的位置。在“插入”菜单上，指向“图片”，再单击“来自文件”。定位到要插入的图片，再单击它。然后，单击“插入”按钮右边的箭头，再单击“插入”，将该图片的一个副本置入通讯中，“链接到文件”只显示图片，而实际上并没有插入副本；或者单击“插入和链接”来插入图片。因为“插入”嵌入了一个副本，所以该图片通常是可见的，但根据图片的大小，它可能会大幅度地增大（以字节）通讯的大小。相反，“链接到文件” 则没有增加其大小，并且，如果用户修改了原图片，则这些修改会自动在通讯中体现出来。但如果从一台没有连接到原图的计算机进行查看，则该图片将不会显示。“插入和链接”将插入一个幅本，以使该图片始终可见，并且也能够自动更新对原图片的更改。 题注是一个描述图片或图形的句子。 “为了吸引读者的注意，请将从报道中摘取的富有吸引力的句子或引述放置于此处。” 插入自己的图片 将读者吸引到其他文章 请转至第 5 页上的将读者吸引到其他文章 第 2 页 通讯标题 描述图片或图形的题注。 如果您花时间创作了一篇通讯，当然就希望读者尽可能地读到它。可以通过将读者吸引到其他文章来达到这个目的。 达到该目的的方法之一是使用目录。具有描述性和诱人标题的目录将使读者会阅读到除头版文章以外的更多内容。 用户也可以通过在头版放置一篇具有广泛吸引力的文章来吸引读者阅读通讯中的其他文章，然后再在其他页上展开报道，当读者阅读完该页的这篇报道以后，又会接着阅读本页中的另一篇文章。这也是将读者引至促销标语或定单的有效方法。 通过使用链接的文本框，文章可以从一页跳转至另一页。该通讯模板中的每一项内容都包含在一系列的文本框中。这段文字包含在一个文本框中，该页的图片在另一个文本框中，而其题注则在其他文本框中。文本框提供了一种灵活的方式来显示文字和图片。简而言之，该控件是可以调整大小及其位置的容器。您可以四处移动文本框，将它定位在想要放置的位置；可以将它调整成一个较高的长栏，或者是一个较短的宽栏，甚至还可以旋转，使文本斜向一侧。通过链接不同页面上的多个文本框，文章可以在不同的页面间流动。若要了解如何链接文本框的详细信息，请单击任务窗格中的“用链接文本框将文字部分排至另一位置”。 也可以通过使用重要引述将读者吸引到其他文章。重要引述是文章中摘取出来的短语或句子，在页面上以大写字体显示，通常包含在一个框中，以与文章区分开来。本页上出现了一个重要引述，以文本“若要引起读者的注意……”开头，从文章中摘取的重要引述文本应该非常具有感染力，并且是读者无法抗拒的。当读者翻开通讯，看看是否要阅读某一篇文章时，重要引述就可以向他提供阅读的理由。 您也许做不到让所有的读者都阅读您的所有文章。但使用这些新闻策略，却能够吸引更多读者阅读您的通讯。
作者姓名 作者姓名 请转至第 4 页上的使文章适合紧凑空间 题注是一个描述图片或图形的句子。 通讯中还有一篇文章的空间，并且该领域的一位专家正在撰写该文章。如何决定该文章的长度？ 正如在报纸中，通讯文章的长度是按照文章可用的“栏目长度”考虑的。栏目长度是空间的一种度量，也即一页上 1 栏宽和 1 英寸高的区域，用来衡量将填充该空间的铅字的数量。根据使用的字体、字号、栏宽度，以及行间距和段间距的大小不同，该数量也随之变化。依据通讯中每个栏目长度平均可以填充的字数，再测量可以为该文章准备多少栏目长度，就可以告诉作者为某篇文章写多少字。 让我们来一步步完成此操作。 用实际文章的文本填充至少 10 英寸长的栏目，再打印该页，并用标尺测量文本占用多少栏目长度。 计算文本中的字数。 用文章中的字数除以该文本所占的英寸数。例如，假定在一个 12 英寸的栏目中具有 456 个文字：456 ÷ 12 = 38。这就是在通讯的每个英寸栏目中填充多少字数的幻数 (magic number)。但这尚未结束。 测量可以为文章提供多少可用的栏目长度。例如，我们可以假定为 7 英寸。 以该文章可用栏目长度乘以幻数，在这种情况下将是：38 x 7 = 266。该数字就是文章的最大长度。 为了给自己留下一些出差错的余地。这样，在获得返回的文章并进行编辑时，就能够在各处添加或删除一些文字，使文章具有最合适的长度。 随着时间的推移，您将会习惯这种方式，并且不需要多长时间，就会成为专业的文章撰写和编辑人员，这不仅会有益于读者，而且也便于您控制文章的长度。 针对所有人的文章 使文章适合紧凑空间 请参阅第 4 页上的所有读者 第 3 页 通讯标题 谁阅读通讯，他们的职责是什么？他们关心专题研究的哪些部分？您用什么论据支持您的假设？回答以上问题至关重要，因为只有了解了这些，才能提供吸引读者的内容。 在某项业务或某个行业中，并不是每个人都关心同样的事情。通过理解读者和他们关心的问题，可以确保通讯的每个问题都激发了尽可能多的群体的兴趣。有关教育技术的通讯可能具有与管理层相关的文章，以及他们需要推理知道的内容，以将技术应用到他们的学校中；具有与教师相关的文章，以及他们如何将技术应用到他们的课堂中；与家长相关的文章，以及他们如何将技术引入到他们的家庭中；与学生自身相关的文章，以及他们如何使用技术辅助他们的学习。 当然，此处的问题在于如果用户打算吸引每个客户群，则就可能使通讯的主题太泛。在我们的示例中，我们不希望通讯包括关于如何为教育市场开发软件的文章。当撰写的文章是针对某一读者群，而不是针对通讯的核心读者群时，或者文章的主旨太过泛泛，读者就不能迅速判断该通讯是否可为他们所用，并且他们也会失去兴趣。 因此，期刊就起到平衡作用：在所在的业务和行业范围内，您想在每一期通讯上提供一些内容，并且它会是您的读者群中的大部分读者所感兴趣的。这样，您就能确保读者能继续阅读通讯，一期接一期，以找到他们知道是针对他们的相关文章。
“为了吸引读者的注意，将从报道中摘取的富有吸引力句子或引述放置于此处。” 接第 3 页使文章适合紧凑空间 接第 1 页撰写优秀的通讯 第 4 页 通讯标题
作者姓名 “为了吸引读者的注意，将从报道中摘取的富有吸引力的句子或引述放置于此处。” 接第 2 页将读者吸引到其他文章 在调整该模板以使它满足自己需要的过程中，您将会看到许多通讯元素。以下列举了一些，并进行了简短的定义。 正文文本 文章的文本。 署名行 列出文章作者姓名的文本行。 题注文本 描述图片的文本。题注是一个简短但却具描述性的完整句子。对于图片，它应该客观公正地解释了正在发生的事情。它还应该通过某种手段（如解释突出或不常见的对象）增加读者对图片的理解。 “上接”行 表明文章上接于某页的文本行。 “下转”行 表明文章将被下转到某页的文本行。 日期 发行日期或者是预计该通讯可能处于其发行高峰的日期。 图形 照片、艺术字、图形、图表或其他形象化的元素。 页眉 每一页顶部表明通讯的名称和页码的文本。 标题 文章的标题。标题应该目的明确、简短活泼，而且应该通过关联性、激发好奇心或其他一些无法抗拒的特性来吸引读者注意力。 通讯标题 通讯的标题。 重要引述 从文章中摘取的短语或句子，在页面上以大号字体显示，通常包含在文本框中，与文章区分开来。 卷数和期数 卷是指通讯已发行的年数。期数是指在当年已出版的通讯数目。如第 5 年中发行的第 9 期应该是第 5 卷，第 9 期。 通讯元素 请参阅第 6 页上的通讯元素 第 5 页 通讯标题 题注是一个描述图片或文本的句子。
省/市/自治区、城市、街道地址 省/市/自治区、城市、街道地址、公司名称 客户名称 接第 5 页通讯元素 公司名称 省/市/自治区 城市、街道地址 邮政编码 电话： 电话号码 传真： 传真号码 电子邮件： 电子邮件地址 题句 我们的网址！ 请访问： 网站地址