คู่มือใช้งานอย่างย่อสำหรับการจัดการโครงการ

เริ่มต้น สร้างแผน โครงการใหม่ แผน	โครงการ เป็นงานเฉพาะกิจที่มีความซับซ้อน จัดทำขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะที่กำหนดไว้เพียงครั้งเดียว ผู้จัดการโครงการ จะทำหน้าที่ปรับให้ ขอบเขต และ กรอบเวลา ของโครงการเป็นไปอย่างสมดุล เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการได้ตาม งบประมาณ ที่ตั้งไว้. การจัดการโครงการ เบื้องต้น ได้แก่ การวิเคราะห์กลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับโครงการที่นำเสนอ ก่อนการเริ่มต้นโครงการใหม่ องค์กรจะต้องกำหนดว่าโครงดังกล่าวนั้นควรจะใช้กลยุทธ์ใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย การทำความเข้าใจกับเป้าหมายขององค์กรจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถระบุว่าควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกิจกรรมใดที่มีความสำคัญต่อโครงการเป็นอันดับสูงสุด และจัดให้กิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในการบรรลุเป้าหมายขององค์กรมีความสำคัญในลำดับรองลงไป ในขั้นตอนนี้ จะต้องมีการกำหนดผู้บริหารที่สนับสนุนโครงการ ควรมีการประเมินกรณีศึกษาทางธุรกิจของโครงการในขั้นสูงเพื่อนำมาพัฒนาให้เป็นไปตามข้อจำกัดและความจำเป็นทางด้านเทคนิคและการเงินของโครงการ จะต้องมีการกำหนดตัวผู้จัดการโครงการและผู้ช่วย ไว้ในแผนงานของโครงการลงใน Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 หรือ Microsoft Project 2000 การเริ่มต้นโครงการใหม่ สร้างแฟ้มโครงการใหม่: จากเมนู แฟ้ม ใน Project 2003 ให้คลิกที่ สร้าง จากนั้นคลิกที่ โครงการเปล่าในคำแนะนำโครงการ (ใน Microsoft Project 2000 ให้คลิกที่ สร้าง บนเมนู แฟ้ม แล้วคลิกที่แท็บ ทั่วไป คลิกที่ โครงการเปล่า ในกรอบโต้ตอบของ ข้อมูลโครงการ จากนั้นป้อนวันที่เริ่มต้นโครงการในกรอบ วันที่เริ่มต้น ) สร้างโครงการใหม่จากแม่แบบ: บนเมนู แฟ้ม คลิกที่ สร้าง ในบานหน้าต่างงานสร้างโครงการ คลิกที่ บนคอมพิวเตอร์ของฉัน (หรือ แม่แบบทั่วไป ใน Microsoft Project 2002) และจากนั้น คลิก ที่แท็บ แม่แบบโครงการ คลิกแม่แบบที่คุณต้องการ (ใน Microsoft Project 2000 คลิก สร้าง บนเมนูn แฟ้ม, และจากนั้นคลิกที่แท็บ แม่แบบโครงการ คลกแม่แบบบที่คุณต้องการ) ระบุวันเริ่มต้นของโครงการ: บนเมนู โครงการ ให้คลิกที่ ข้อมูลของโครงการ ในกรอบ วันที่เริ่มต้น ให้ป้อนวันที่เริ่มต้นโครงการของคุณ กำหนดปฏิทินของโครงการ: บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิกที่ เปลี่ยนเวลาการทำงาน เพื่อกำหนดวันและเวลาทำงานและที่ไม่ทำงานสำหรับโครงการของคุณ บันทึกแฟ้มโครงการ: บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่ บันทึกเป็น ในกรอบ ชื่อแฟ้ม แล้วพิมพ์ชื่อโครงการ ในขั้นตอนของ การวางแผน ให้สร้างแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้ ในขั้นตอนของการวางแผน ให้คุณกำหนดไมล์สโตน การส่งมอบงาน และงาน แผนงานนี้ใช้เป็นโครงสร้างการแยกย่อยงาน (WBS) ของคุณได้ โดยคุณสามารถพัฒนาและปรับปรุงตารางเวลา และกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ การสร้างแผนงานใหม่ พิมพ์ทาส์กลงไป: ตรวจสอบว่าแกนท์ชาร์ตเริ่มต้นในตารางรายการปรากฏอยู่หน้าจอ ในฟิลด์ ชื่อทาส์ก ให้ป้อนทาส์ก โดยภายในทาส์กจะประกอบด้วยซัมมารีทาร์ส ไมล์สโตนทาส์ก และรายการ WBS การทำเค้าร่างทาส์ก: สร้างลำดับขั้นทาส์กที่ประกอบด้วย ทาส์ก และไมล์สโตนภายใต้ซัมมารีทาส์ก ที่สามารถแสดงเฟสหรือหมวดหมู่ของงาน คลิกที่ทาส์ก จากนั้นคลิกที่ ปุ่มย่อ หรือ ปุ่มขยาย ในแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ พิมพ์ระยะเวลา: คลิกที่ฟิลด์ ระยะเวลา ในทาส์กและพิมพ์ระยะเวลาลงไป เช่น พิมพ์ 4h ในการระบุไมล์สโตนที่ไม่มีระยะเวลาให้พิมพ์ 0d ในการระบุว่าระยะเวลานั้นเป็นการประมาณการ ให้ใส่เครื่องหมายคำถาม เช่น พิมพ์ 6d? การระบุความผูกพันของงาน: เลือกทาส์กที่คุณต้องการเชื่อมโยง แล้วคลิกที่ปุ่ม เชื่อมโยงทาส์ก ในแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ในการเปลี่ยนแปลงค่าเริ่มต้นของประเภทความผูกพันแบบ Finish-To-Start ให้คลิกซ้ำสองครั้งที่เส้นเชื่อมโยงของทาส์กที่ต้องการเปลี่ยนแปลง และเลือก เชื่อมโยงทาส์กจากรายการ ประเภท

มอบหมายทรัพยากร กำหนดฐานรายได้ ดำเนินการ ควบคุม	กำหนดและมอบหมายทรัพยากร กำหนดกลุ่มทรัยพยากรร่วม: บนเมนู มุมมอง ให้คลิกที่ แผ่นงานทรัพยากร ในฟิลด์ ชื่อทรัพยากร ให้พิมพ์ชื่อของทรัพยากรที่ต้องการใช้ในโครงการนี้ มอบหมายทรัพยากรสำหรับทาส์ก: บนเมนู มุมมอง ให้คลิกที่ แกนท์ชาร์ต เลือกทาส์กที่ต้องการมอบหมายทรัพยากร ในแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ให้คลิกที่ปุ่ม มอบหมายทรัพยากร ภายในกรอบโต้ตอบ มอบหมายทรัพยากร ให้คลิกที่ชื่อทรัพยากร แล้วคลิกที่ มอบหมาย รู้จักประเภททาส์กของคุณ: ทันทีที่คุณมอบหมายทรัพยากร ประเภทของทาส์กจะกำหนดวิธีการการจัดตารางเวลาของแต่ละทาส์ก ในการตั้งค่าประเภทของทาส์กเริ่มต้น ให้คลิกที่ ตัวเลือก บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกที่แท็บ ตารางเวลา ในกรอบ ค่าเริ่มต้นของประเภททาส์ก เลือก หน่วยคงที่ (ค่าเริ่มต้น) ระยะเวลาคงที่ หรือ งานคงที่. ในการเปลี่ยนแปลงประเภทของทาส์กในแต่ละทาส์ก ให้เลือกทาส์ก แล้วคลิกที่ปุ่ม ข้อมูลทาส์ก ในแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ให้คลิกที่แท็บ ขั้นสูง จากนั้นในกรอบ ประเภทของทาส์ก ให้คลิกที่ประเภททาส์กที่ต้องการสร้าง งาน ระยะเวลา และหน่วย (% การจัดสรร) กำหนดไว้ด้วยสูตร: งาน = ระยะเวลา * หน่วย ประเภททาส์ก เมื่อคุณเพิ่มหรือลบทรัพยากร ผลลัพธ์จะเปลี่ยนเป็น... เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงระยะเวลา ผลลัพธ์จะเปลี่ยนเป็น... เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหน่วย ผลลัพธ์จะเปลี่ยนเป็น... ระยะเวลาคงที่ หน่วย งาน งาน งานคงที่ ระยะเวลา หน่วย ระยะเวลา หน่วยคงที่ ระยะเวลา งาน ระยะเวลา การกำหนดค่าเริ่มต้นของโครงการ บันทึกแผนงานของค่าเริ่มต้น: หลังจากที่มีการกำหนดแผนงานสำหรับโครงการ เกี่ยวกับวันที่สิ้นสุด โครงการ และขอบเขตแล้ว คุณสามารถส่งแผนงานดังกล่าวเพื่อขออนุมัติ เมื่อมีการอนุมัติแล้ว ให้บันทึกแผนงานสำหรับค่าเริ่มต้น ในเมนู เครื่องมือ ให้ไปที่ การติดตาม แล้วคลิกที่ บันทึกค่าเริ่มต้น ดูข้อมูลของค่าเริ่มต้นในแกนท์ชาร์ต: ในเมนู มุมมอง ให้คลิกที่ แกนต์การติดตามงาน ในพื้นที่ของแผนภูมิ ข้อมูลของค่าเริ่มต้นจะแสดงในรูปแบบแผนภูมิแท่งที่ต่ำกว่าจำนวนสองแท่งในแต่ละทาส์ก (ใน Microsoft Project 2000 คลิกที่ มุมมองอื่น บนเมนู มุมมอง จากนั้นคลิกสองครั้ง แกนต์การติดตามงาน) ดูข้อมูลเริ่มต้นในตาราง: บนเมนู มุมมอง ให้ไปที่ ตาราง จากนั้น การแปรผัน ในตารางนี้ประกอบด้วยฟิลด์ของค่าเริ่มต้นและการแปรผันสำหรับการเริ่มต้นและการสิ้นสุด ในขั้นของ การปิด ประกอบด้วยรายละเอียดขั้นสุดท้ายในการสิ้นสุดโครงการ การแก้ไขรายละเอียดต่างๆ ของโครงการขั้นสุดท้าย การขอความเห็นชอบจากลูกค้าในการส่งงานขั้นสุดท้าย การจัดประชุมร่วมเพื่อศึกษาข้อบกพร่อง การบันทึกข้อมูลทางด้านความก้าวหน้าและวิธีปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ การอัพเดตแผนงานของโครงการขั้นสุดท้าย และท้ายสุดคือการเก็บรวมรวมแผนงานของโครงการให้เป็นไปตามคู่มือการจัดเก็บข้อมูลโครงการขององค์กร

ยุติโครงการ ยุติ สื่อสาร และ รายงาน ปรับปรุง และ ติดตาม	การอัพเดตความคืบหน้า จัดการความเปลี่ยนแปลง: แก้ไขระยะเวลา วันที่ ความผูกพัน การมอบหมายทรัพยากร หรือทาส์กให้เป็นไปตามข้อมูลสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือข้อมูลใหม่ หมั่นอัพเดตฟิลด์และเปรียบเทียบกับฟิล์ดเริ่มต้น ติดตามงานตามวันที่จริงและระยะเวลา: การใช้วิธีการใดเพียงวิธีเดียวในการติดตามความคืบหน้าเป็นสิ่งที่เหมาะสมที่สุด คุณสามารถใส่เปอร์เซ็นต์ที่งานเสร็จสิ้น วันที่จริงในการเริ่มต้นและสิ้นสุด ระยะเวลาจริงและระยะเวลาที่เหลืออยู่ หรืองานจริงและงานที่เหลืออยู่ เลือกทาส์กที่ต้องการใส่ความคืบหน้าที่เกิดขึ้นจริง บนเมนู เครื่องมือ ไปที่ การติดตามงาน แล้วคลิกที่ อัพเดตทาส์ก ป้อนข้อมูลความคืบหน้าในฟิลด์ % Comp. Act. Dur. และ Rem. Dur. หรือฟิลด์ Act. Start และ Act. Finish ติดตามชั่วโมงและต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง: หากคุณต้องการป้อนชั่วโมงทำงานและต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงและที่เหลืออยู่ ให้ใช้ตารางในการติดตามงาน ในเมนู มุมมอง ให้ไปที่ ตาราง แล้วคลิกที่ ติดตามงาน ป้อนข้อมูลความคืบหน้าในฟิลด์ Act. Work หรือ Act. Cost สำหรับทาส์ก นอกจากนี้คุณสามารถใช้ตารางการติดตามงานเพื่อใส่เปอร์เซ็นต์ที่งานเสร็จสิ้น วันที่จริงในการเริ่มต้นและสิ้นสุด ระยะเวลาจริงและระยะเวลาที่เหลืออยู่ หมายเหตุ โครงการสามารถติดตามวันที่ได้ 3 แบบคือ : วันที่ปัจจุบัน วันที่เริ่มต้น และวันที่จริง เมื่อคุณตั้งค่าเริ่มต้นไว้ตั้งแต่แรก จะทำให้วันที่ปัจจุบัน = วันที่เริ่มต้น เมื่องานเสร็จเรียบร้อย 100% จะทำให้จะทำให้วันที่ปัจจุบัน = วันที่จริง ค่าของวันที่เริ่มต้น วันที่ปัจจุบัน และวันที่จริงจะยังคงอยู่สำหรับวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด ระยะเวลา ต้นทุน และงาน การถ่ายทอดข้อมูลของโครงการ การจัดรูปแบบมุมมองการพิมพ์: บนเมนู รูปแบบ ให้คลิกที่ ลักษณะข้อความ และ ลักษณะแผนภูมิแท่ง เพื่อตั้งค่าลักษณะที่ต้องการใช้สำหรับทาส์กต่างๆ หรือ ในเมนู รูปแบบ ให้คลิกที่ แบบอักษร และ แผนภูมิแท่ง เพื่อจัดรูปแบบขององค์ประกอบแต่ละอย่างสำหรับทาส์กที่เฉพาะเจาะจง คลิกที่ ช่วงเวลา เส้นตาราง หรือ เค้าโครง บนเมนู รูปแบบ เพื่อเปลี่ยนไปยังมุมมองปัจจุบัน พิมพ์มุมมองรายงาน: ตั้งค่ามุมมองปัจจุบันตามที่ต้องการให้เหมือนกับที่พิมพ์ออกมา บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อตรวจสอบเค้าของของมุมมอง เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิก พิมพ์ การสร้างรายงาน: บนเมนู มุมมอง ให้คลิกที่ รายงาน คลิกซ้ำสองครั้งที่ประเภทของรายงาน จากนั้นให้คลิกซ้ำที่รายงานที่กำหนดไว้ ป้อนข้อมูลที่จำเป็น ตัวอย่างของรายงานจะปรากฏออกมา ในการพิมพ์รายงานให้คลิกที่ พิมพ์ เพิ่มฟิลด์ (คอลัมน์) ในตาราง: คลิกซ้ายที่ใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่ บนเมนู แทรก ให้คลิกที่ คอลัมน์ ในกรอบ ชื่อฟิลด์ ให้คลิกชื่อของฟิลด์ที่ต้องการเพิ่มเพื่อเป็นคอลัมน์ใหม่ การกำหนดมุมมองเอง: บนเมนู มุมมอง ให้คลิกที่ เพิ่มมุมมอง คลิกที่ สร้าง หรือ แก้ไข ในกรอบโต้ตอบของ การกำหนดมุมมอง ให้ระบุตาราง กลุ่ม และตัวกรองที่ต้องการใช้เพื่อกำหนดมุมมอง การกำหนดตารางเอง: บนเมนู มุมมอง ให้ไปที่ ตาราง จากนั้นคลิก เพิ่มตาราง คลิกที่ สร้าง หรือ แก้ไข ในกรอบโต้ตอบของ การกำหนดตาราง ให้ระบุข้อมูลที่ต้องการเพิ่มในตาราง กำหนดกลุ่มเอง: บนเมนู โครงการ ให้ไปที่ จัดกลุ่มโดย แล้วคลิกที่ เพิ่มกลุ่ม คลิกที่ สร้าง หรือ แก้ไข ในกรอบโต้ตอบ การกำหนดกลุ่ม ให้ระบุว่าต้องการจัดกลุ่มข้อมูลของโครงการอย่างไร การกำหนดตัวกรองเอง: บนเมนู โครงการ ให้ไปที่ กรองเพื่อ แล้วคลิกที่ เพิ่มตัวกรอง คลิกที่ สร้าง หรือ แก้ไข ในกรอบโต้ตอบ การกำหนดตัวกรอง ให้ระบุว่าต้องการกรองข้อมูลของโครงการอย่างไร ในขั้นของ การปิด ประกอบด้วยรายละเอียดขั้นสุดท้ายในการสิ้นสุดโครงการ การแก้ไขรายละเอียดต่างๆ ของโครงการขั้นสุดท้าย การขอความเห็นชอบจากลูกค้าในการส่งงานขั้นสุดท้าย การจัดประชุมร่วมเพื่อศึกษาข้อบกพร่อง การบันทึกข้อมูลทางด้านความก้าวหน้าและวิธีปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ การอัพเดตแผนงานของโครงการขั้นสุดท้าย และท้ายสุดคือการเก็บรวมรวมแผนงานของโครงการให้เป็นไปตามคู่มือการจัดเก็บข้อมูลโครงการขององค์กร

© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.