Snabbreferens för projekthantering i Project 2007
Innan ett nytt projekt påbörjas är det viktigt att fastställa huruvida projektet överensstämmer med företagets strategiska mål. Chefer och ansvariga bör klassificera föreslagna projekt som fokuserar på affärskritiska aktiviteter som högprioriterade, och projekt som inte har direkt anknytning till företagets mål som lågprioriterade. Innan arbetet börjar utses en projektsponsor. Företaget genomför en generell utvärdering av projektet, dess begränsningar och dess tekniska och ekonomiska krav. Slutligen utses en projektledare, som skapar en projektplan i Microsoft Office Project 2007. Om du behöver en mer detaljerad guide till projekthantering i Project 2007 rekommenderar vi översiktenpå Office Online.
Skapa en ny projektfil	Om du vill skapa ett nytt tomt projekt i Project 2007 klickar du på Nytt på Arkiv -menyn. Gå till åtgärdsfönstret Nytt projekt och klicka på Tomt projekt. Om du vill skapa ett nytt projekt från en mall i Project 2007 klickar du på Nytt på Arkiv -menyn. Gå till åtgärdsfönstret Nytt projekt och klicka på På datorn och sedan på fliken Project-mallar . Klicka på den mall som du vill använda. Om ditt företag lagrar mallar på webben klickar du på fliken Företagsmallar .
Ange projektets startdatum	Öppna Project-menyn och klicka på Projektinformation. Ange projektets startdatum i rutan Startdatum .
Definiera projektets kalender	Öppna Verktyg -menyn och klicka på Ändra arbetstid. Ange arbetsdagar och ledig tid för projektet.
Spara projektfilen	Öppna Arkiv -menyn och klicka på Spara. Skriv projektets namn i rutan Filnamn . Om du publicerar projektet till Microsoft Office Project Server 2007 skriver du namnet på projektet och anger eventuella obligatoriska värden för anpassade fält.
I planeringsfasen skapar du ett realistiskt schema som kan möta projektets målsättningar. Det gör du genom att identifiera projektets milstolpar, slutprodukter och aktiviteter. Den här planen kan sedan användas som arbetsstruktur (WBS). Du skapar och justerar schemat och identifierar de resurser som behövs för att genomföra projektet.
Ange aktiviteter	Öppna Visa -menyn och klicka på Gantt-schema. Ange aktiviteter i fältet Aktivitetsnamn . Aktiviteter kan också omfatta sammanfattningsaktiviteter, milstolpar och WBS-objekt.
Disponera aktiviteter	Skapa aktivitetshierarkin, inklusive aktiviteter och milstolpar under sammanfattningsaktiviteter, som kan representera faser eller andra arbetsindelningar. Klicka på en eller flera aktiviteter och sedan på knappen Dra in eller Dra ut i verktygsfältet.
Ange varaktigheter	Klicka i fältet Varaktighet för en aktivitet och ange en varaktighet, t.ex. 4d om aktiviteten beräknas ta 4 dagar. Om du vill ange en milstolpe utan en varaktighet skriver du 0d. Om du vill ange att en varaktighet är en uppskattning lägger du till ett frågetecken, t.ex. 6d?. Obs! Undvik att ange start- och slutdatum för aktiviteter. Ange i stället en varaktighet och låt Project 2007 definiera dessa datum automatiskt. Tänk också på att datumen kan ändras när aktiviteterna tilldelas resurser.
Länka aktiviteter för att visa samband	Markera de aktiviteter som du vill länka och klicka på Länka aktiviteter i verktygsfältet. Om du vill ändra den fördefinierade sambandstypen Avslut-till-start dubbelklickar du på linjen mellan de aktiviteter som du vill ändra och väljer en aktivitetslänk i listan Typ .
Skapa slutprodukter	Under projektets gång kanske du upptäcker att ditt projekt är slutprodukt för andra projekt. Öppna Samarbeta -menyn och klicka på Hantera slutprodukter. Detta förutsätter att du har Microsoft Office Project Professional 2007.
Tilldelningar syftar på associationerna mellan särskilda aktiviteter och de resurser som krävs för att slutföra dem. En aktivitet kan tilldelas mer än en resurs. Förutom arbetsresurser (personer) kan du tilldela materialresurser (t.ex. cement) och kostnadsresurser (t.ex. resor).
Definiera resurspoolen	Öppna Visa -menyn och klicka på Resurslista. Ange namnen på de resurser som du vill använda i projektet i fältet Resursnamn . Om du använder Project Professional klickar du på Skapa team från företag på Verktyg -menyn för att lägga till resurser från företagets resurspool.
Tilldela resurser till aktiviteter	Öppna Visa -menyn och klicka på Gantt-schema. Välj en aktivitet som du vill koppla till en resurs. Klicka på Tilldela resurser . Klicka på resursnamnen i dialogrutan Tilldela resurser och klicka på Tilldela. Du kan också tilldela resurser med hjälp av aktivitetsformuläret. Växla till Gantt-schemavyn och klicka på Dela på Fönster -menyn.
Ange hur mycket arbete resurserna lägger ned på aktiviteterna	När projektledarna schemalägger aktiviteter föredrar de ibland att ange mängden arbete som krävs för att utföra en aktivitet, i stället för att ange varaktigheten för aktiviteten. Den här schemaläggningsmetoden återspeglar ofta verkliga förhållanden och förutsättningar. Om du vill ange arbetstimmar för resurser som kopplats till aktiviteter lägger du till kolumnen Arbete i vyn Gantt-schema. Öppna Infoga -menyn och klicka på Kolumn.
Aktivitetstyper	När du har tilldelat resurser schemaläggs aktiviteterna i Project 2007 baserat på aktivitetstypen. Observera att varaktigheterna kan ändras när aktiviteterna tilldelas resurser. Så här fungerar aktivitetstyper Arbete, varaktighet och enheter (% tilldelning) beräknas med formeln: Arbete = Varaktighet * Enheter. I en . . . Om du ändrar arbete . . . Om du ändrar varaktighet . . . Om du ändrar enheter . . . Aktivitet med fasta enheter Ändras varaktigheten Ändras arbetet Ändras varaktigheten Aktivitet med fast arbete Ändras varaktigheten Ändras enheterna Ändras varaktigheten Aktivitet med fast varaktighet Ändras enheterna Ändras arbetet Ändras arbetet Om du vill ange en standardaktivitetstyp för hela projektet klickar du på Alternativ på Verktyg -menyn och sedan på fliken Schema . I rutan Standardtyp för aktivitet väljer du Fasta enheter (standardinställningen), Fast varaktigheteller Fast arbete. Om du vill ändra aktivitetstypen för en enskild aktivitet klickar du på aktiviteten och sedan på Aktivitetsinformation . . Klicka på fliken Avancerat och klicka på den aktivitetstyp som du vill skapa i rutan Aktivitetstyp .
Identifiera faktorer som påverkar aktiviteternas scheman	I Project 2007 kan du se hur ändringarna av en aktivitet påverkar resten av projektet och följa upp schemaändringarna. Öppna Visa -menyn och klicka på Visa markering av ändringar. Du kan visa ett mer detaljerad aktivitetsschema och ändra information med hjälp av aktivitetsdrivare. Markera en aktivitet och klicka på Aktivitetsdrivare .
Skapa en originalplan eller en interimplan så att du senare kan jämföra det aktuella schemat med originalplanen. Om du sparar en originalplan blir det lättare att identifiera och åtgärda avvikelser och att planera liknande framtida projekt.
Spara originalplanen	När du har skapat en projektplan som uppfyller samtliga krav på slutdatum, budget och omfattning kan du skicka den för godkännande. När projektplanen har godkänts sparar du originalplanen. Öppna Verktyg -menyn, peka på Uppföljning och klicka på Ange originalplan.
Visa originalplansdata i en Gantt-schemavy	Öppna Visa -menyn och klicka på Uppföljnings-Gantt. Originalplansinformationen representeras av den lägre av de två Gantt-staplarna för respektive aktivitet i diagramområdet.
Visa originalplansdata i en tabell	Öppna Visa -menyn, peka på Tabelloch välj Avvikelse. Den här tabellen inkluderar fält för originalplanen och start- och slutavvikelser.
Att uppdatera projektets status är det enda sättet att kontrollera att projektet fortskrider som det ska i takt med att arbetet avancerar. Fokus i det här läget bör ligga på att hantera ändringar, uppdatera schemat, följa upp projektutvecklingen och förmedla projektinformation. Obs! I Project 2007 kan du följa upp tre typer av datum: aktuella, originalplanens och verkliga. När du definierar originalplanen är aktuellt datum = originalplanens datum. När en aktivitet är 100 % färdig är aktuellt datum = verkligt datum. Originalplansvärden,aktuella och verkliga värden definieras för startdatum, slutdatum, varaktighet, kostnad och arbete.
Hantera ändringar	Att hantera ändringar innebär bland annat att du ändrar varaktigheter, datum, samband, resurstilldelningar eller aktiviteter baserat på begärda ändringar eller ny information. Håll de aktuella fälten uppdaterade och jämför dem med originalplanen.
Ange verkliga datum och varaktigheter	Det är bäst att välja en enskild metod för att följa upp projektutvecklingen. Du kan ange procent färdigt, verkliga start- och slutdatum, verkliga och återstående varaktigheter, samt verkligt och återstående arbete. Markera den aktivitet som du vill ange verklig status för. Öppna Verktyg -menyn, peka på Uppföljningoch klicka på Uppdatera aktiviteter. Dialogrutan Uppdatera aktiviteter visas. Ange statusinformation i fälten för den uppföljningsmetod du valt.
Ange verkliga timmar och kostnader	Om du vill ange verkliga och återstående arbetstimmar eller kostnader använder du uppföljningstabellen. Öppna Visa -menyn, peka på Tabelloch klicka på Uppföljning. Ange statusinformation i fälten Verkligt arb eller Verklig kost för aktiviteten. Du kan också använda uppföljningstabellen för att ange procent färdigt, verkliga start- och slutdatum och verklig och återstående varaktighet.
Håll intressenter och gruppmedlemmar uppdaterade om projektets utveckling genom att ge dem tillgång till vyer och rapporter online eller i utskrivet format. I Project 2007 kan du snabbt och effektivt skriva ut och distribuera detaljerad projektinformation eller projektöversikter på flera olika sätt.
Formatera en vy för utskrift	Öppna Format -menyn och klicka på Text eller Stil på staplar för att ange format som ska tillämpas på flera aktiviteter. Du kan också öppna Format -menyn och klicka på Teckensnitt eller Stapel för att formatera enskilda element för en viss aktivitet. Klicka på Tidsskala, Stödlinjereller Layout på Format -menyn om du vill ändra motsvarande inställningar för den aktuella vyn.
Skriva ut en vy som en rapport	Definiera den aktuella vyn så som den ska se ut i utskriften. Öppna Arkiv -menyn och klicka på Förhandsgranska för att granska vyns layout. Om du vill skriva ut vyn klickar du på Skriv ut.
Generera en rapport	Öppna Rapport -menyn och klicka på Visuella rapporter om du vill visa projektinformationen i pivottabellrapporter i Microsoft Office Excel 2007 och pivotdiagramvyer i Microsoft Office Visio Professional 2007. Du kan också visa enkla rapporter som inte kräver Excel eller Visio. Öppna Rapport -menyn och klicka på Rapporter. Dubbelklicka på en rapportkategori och dubbelklicka på den fördefinierade rapporten. Ange eventuell nödvändig information. En förhandsgranskning av rapporten visas. Om du vill skriva ut rapporten klickar du på Skriv ut.
Lägga till ett fält (kolumn) i en tabell	Klicka någonstans i en kolumn till vänster om den plats där du vill infoga en ny kolumn. Öppna Infoga -menyn och klicka på Kolumn. Klicka på namnet i rutan Fältnamn för det fält som du vill lägga till som en ny kolumn.
Anpassa vyer	Öppna Visa -menyn och klicka på Fler vyer. Klicka på Nytt eller Redigera. Dialogrutan Vydefinition visas. Ange den tabell, den grupp och det filter som du vill använda för att definiera vyn.
Anpassa tabeller	Öppna Visa -menyn, peka på Tabelloch klicka på Fler tabeller. Klicka på Nytt eller Redigera. Dialogrutan Tabelldefiniering visas. Ange den information som ska ingå i tabellen.
Anpassa grupper	Öppna Project -menyn, peka på Gruppera efteroch klicka på Fler grupper. Klicka på Nytt eller Redigera. Dialogrutan Gruppdefinition visas. Ange hur projektinformationen ska grupperas.
Anpassa filter	Öppna Project -menyn, peka på Filter och klicka på Fler filter. Klicka på Nytt eller Redigera. Dialogrutan Filterdefinition visas. Ange hur projektinformationen ska filtreras.
Att projektet nästan är klart betyder inte att ditt arbete är färdigt. Det kan finnas mindre detaljer som måste åtgärdas och du måste fortfarande få slutprodukten godkänd av kunden. I slutet av projektet bör du hålla en "erfarenhetsövning" och skriva ner och spara information om eventuella förbättringar och metodtips inför framtida projekt. Gör också eventuella sista uppdateringar av projektplanen innan du slutligen arkivera den i överensstämmelse med företagets riktlinjer.
Skapa en slutrapport	Öppna Rapport -menyn och klicka på Visuella rapporter om du vill visa projektinformationen i pivottabellrapporter i Excel 2007 och pivotdiagramvyer i Visio Professional 2007. Du kan också visa enkla rapporter som inte kräver Excel eller Visio. Öppna Rapport -menyn och klicka på Rapporter. Dubbelklicka på en rapportkategori och dubbelklicka på den fördefinierade rapporten. Ange eventuell nödvändig information. En förhandsgranskning av rapporten visas. Om du vill skriva ut rapporten klickar du på Skriv ut.
Spara ett projekt som en mall	När du har avslutat ett projekt bör du dra nytta av det du lärt dig genom att spara projektet som en mall som kan användas i framtida projekt. Öppna Arkiv -menyn och klicka på Spara som. Öppna listrutan Filformat och klicka på Mall.