Краткое руководство по управлению проектом

План Новый проект Начало	ПРОЕКТ представляет собой сложную последовательность нестандартных задач, направленных на достижение единовременной цели. МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА работает над тем, чтобы сбалансировать область охвата проекта, время, необходимое для его осуществления, а также бюджет проекта. Начальная стадия управления проектом включает изучение целесообразности проекта со стратегической точки зрения. Перед тем как начинать новый проект, организация должна определить, соответствует ли проект ее стратегическим целям. Понимание целей организации может помочь руководителям выделить некоторые из предложенных проектов, предусматривающие критические для организации действия, как высокоприоритетные, а другие проекты как низкоприоритетные. На начальной стадии должен быть определен ответственный руководитель проекта. Должны быть в общих чертах разработаны экономическое обоснование проекта, а также ограничения и технические и финансовые требования. Должен быть определен менеджер проекта, и для плана проекта должна быть создана заготовка в Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 или Microsoft Project 2000. Начало нового проекта Создайте новый файл проекта. В Project 2003 в меню Файл выполните команду Создать. Выберите в консультанте Пустой проект. (В Microsoft Project 2000 в меню Файл выберите Создать, затем на вкладке Общие выберите Пустой проект. В диалоговом окне Сведения о проекте введите дату начала проекта в поле Дата начала.) Создайте на основе шаблона новый проект. В меню Файл выполните команду Создать. В области задач «Создание проекта» выберите ссылку На моем компьютере (или Общие шаблоны в Microsoft Project 2002), а затем перейдите на вкладку Шаблоны проектов. Выберите подходящий шаблон. (В Microsoft Project 2000 в меню Файл выберите команду Создать, а затем перейдите на вкладку Шаблоны проектов. Выберите подходящий шаблон.) Укажите дату начала проекта. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. В поле Дата начала введите дату начала проекта. Задайте календарь проекта. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Укажите рабочие и нерабочие дни и время для своего проекта. Сохраните файл проекта. В меню Файл выберите Сохранить как. В поле Имя файла введите имя проекта. На стадии Планирование продумайте реальную схему, приводящую к достижению намеченных целей и результатов проекта. На этой стадии следует определить основные вехи, конечные результаты и задачи. Этот план может служить структурой декомпозиции работ (СДР). Необходимо разработать и уточнить календарный план, а также определить, какие ресурсы потребуются для выполнения проекта. Создание плана Создание нового плана Введите сведения о задачах. Убедитесь, что отображается заданная по умолчанию диаграмма Ганта с таблицей «Ввод». В поле Название задачи введите названия. Среди задач могут быть суммарные задачи, задачи-вехи и элементы СДР. Структурируйте задачи. Создайте иерархию задач, включающую задачи и вехи под суммарными задачами, которые представляют этапы и другие части пректа. Выберите задачу (или несколько задач), а затем на панели инструментов Форматирование нажмите кнопку На уровень ниже или На уровень выше. Введите длительность. Выберите для задачи поле Длительность и введите длительность, например, введите 4ч. Чтобы указать веху без длительности, введите 0ч. Чтобы указать, что в качестве длительности указана предварительная оценка, введите знак вопроса, например, 6д?. Укажите зависимости задач. Выберите задачи, которые необходимо связать, и нажмите на панели Стандартная кнопку Связать задачи. Чтобы изменить заданный по умолчанию тип зависимости «Окончание-начало», дважды щелкните линию связи задач, которую требуется изменить, и выберите тип связи из списка Тип.

Назначение ресурсов	Определение и назначение ресурсов Определите пул ресурсов. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов. В поле Название ресурса введите названия ресурсов, которые будут использоваться в проекте. Назначьте ресурсы задачам. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта . Выберите задачу, которой требуется назначить ресурс. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Назначить ресурсы. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите названия ресурсов и нажмите кнопку Назначить. Выясните тип задачи. После того как задаче назначены ресурсы, по способу планирования ее выполнения определяется тип задачи. Чтобы для всего проекта задать тип задач по умолчанию, в меню Сервис выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Планирование. В поле Тип задач по умолчанию выберите Фикс. объем ресурсов (по умолчанию), Фикс. длительность или Фикс. трудозатраты. Чтобы изменить тип задачи для конкретной задачи, выберите задачу и на инструментальной панели Стандартная нажмите кнопку Сведения о задаче. Перейдите на вкладку Дополнительно, а затем в поле Тип задачи выберите необходимый тип задачи. Трудозатраты, длительность и объем ресурсов (процент загрузки) связаны формулой: Трудозатраты = Длительность * Объем ресурсов Тип задачи Добавление или изменение ресурса изменяет… Изменение длительности изменяет... Изменение объема ресурсов изменяет… Фикс. длительность Объем ресурсов Трудозатраты Трудозатраты Фикс. трудозатраты Длительность Объем ресурсов Длительность Фикс. объем ресурсов Длительность Трудозатраты Длительность Задание базового плана Задание базового плана проекта Сохраните базовый план. После того как план проекта оптимизирован для даты окончания, бюджета и области охвата, можно отправить его на утверждение. После утверждения сохраните базовый план. В меню Сервис последовательно выберите команды Отслеживание и Сохранить базовый план. Просмотрите данные базового плана на диаграмме Ганта. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта с отслеживанием. В области диаграммы данные базового плана отображаются в виде нижних отрезков из каждой пары отрезков диаграммы Ганта, показанных для каждой задачи. (В Microsoft Project 2000 в меню Вид выберите команду Другие представления, а затем дважды щелкните Диаграмма Ганта с отслеживанием.) Выполнение Просмотрите данные базового плана в таблице. В меню Вид последовательно выберите команды Таблица и Отклонение. Данная таблица содержит поля базового плана и отклонения начала и окончания. Контроль На стадии выполнения и контроля происходит координация человеческих и других ресурсов, с тем чтобы обеспечить выполнение плана проекта. На этой стадии конечные результаты ориентированы на управление изменениями, ввод обновлений календарного плана, отслеживание хода работ и распространение информации о проекте. Каждый член команды выполняет определенные задачи в области охвата проекта, внося свой вклад в успешное выполнение проекта.

Распространение информации и отчет Обновление и отслеживание	Ход обновления Вносите изменения. При необходимости поправить данные или при появлении новой информации изменяйте длительности, даты, зависимости, назначения ресурсов и задачи. Следите за тем, чтобы поля содержали самые последние данные и сравнивайте их с данными, содержащимися в базовом плане. Вводите фактические даты и длительности. Это позволяет отслеживать ход выполнения проекта. Можно вводить процент выполнения, фактические даты начала и окончания, фактические и оставшиеся длительности, а также фактические и оставшиеся трудозатраты. Выберите задачу, для которой требуется ввести данные о фактическом ходе выполнения. В меню Сервис выберите последовательно команды Отслеживание и Обновить задачи. Введите данные о ходе выполнения в поля % завершения, Факт. длительность и Ост. длительность или в поля с фактическими датами Начало и Окончание. Отслеживайте фактическое время и фактические затраты. Если требуется ввести фактическое или оставшиеся рабочее время или затраты, воспользуйтесь таблицей «Отслеживание». В меню Вид последовательно выберите команды Таблица и Отслеживание. Введите дранные о ходе выполнения задачи в поля Факт. труд. или Факт. затраты. В таблице «Отслеживание» можно также ввести процент завершения, фактические даты начала и окончания, а также оставшуюся длительность. Примечание. В проекте отслеживаются три набора данных: текущие, базового плана и фактические. Когда на начальном этапе задается базовый план, текущие данные совпадают с данными базового плана. Когда задача полностью выполнена, текущие данные совпадают с фактическими. Значения основного плана, текущие и фактические значения предусмотрены для дат начала, дат окончания, длительностей, затрат и трудозатрат. Распространение сведений о проекте Отформатируйте представление для печати. В меню Формат выберите последовательно команды Стили текста и Стили отрезков, чтобы задать стили, которые будут применяться к нескольким задачам. Или же в меню Формат выберите команды Шрифт и Отрезок, чтобы отформатировать отдельные элементы для конкретной задачи. Выберите в меню Формат команды Шкала времени, Сетка или Макет, чтобы изменить соответствующие элементы текущего представления. Напечатайте представление в виде отчета. Задайте параметры текущего представления, чтобы при печати оно выглядело так, как требуется. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр, чтобы посмотреть, как выглядит макет. Если все в порядке, нажмите кнопку Печать. Создайте отчет. В меню Вид выберите команду Отчеты. Дважды щелкните сначала требуемую категорию отчета, а затем — предварительно определенный отчет. Введите всю необходимую информацию. Выполните предварительный просмотр. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать. Добавьте поле (столбец) в таблицу. Щелкните в любом месте столбец, справа от которого требуется вставить новый столбец. В меню Вставка выберите команду Столбец. В поле Имя поля выберите имя поля, которое требуется добавить в качестве нового столбца. Настройте представления. В меню Вид выберите команду Другие представления. Нажмите кнопку Создать или Изменить. В диалоговом окне Определение представления укажите таблицу, группу и фильтр, которые требуется использовать для определения представления. Настройте таблицы. В меню Вид выберите последовательно команды Таблица и Другие таблицы. Нажмите кнопку Создать или Изменить. В диалоговом окне Определение таблицы укажите, какие данные требуется включить в таблицу. Настройте группы. В меню Проект выберите последовательно команды Группировка и Другие группы. Нажмите кнопку Создать или Изменить. В диалоговом окне Определение группы укажите, каким образом требуется сгруппировать данные проекта. Настройте фильтры. В меню Проект выберите последовательно команды Фильтр и Другие фильтры. Нажмите кнопку Создать или Изменить. В диалоговом окне Определение фильтра укажите, каким образом требуется фильтровать данные проекта. Закрытие проекта Закрытие На стадии Закрытие выполняются действия по завершению работы над проектом. Снимите все вопросы, связанные с завершением проекта и получите у заказчика подтверждение его одобрения конечных результатов. Проведите обучающий семинар по обмену опытом и запишите рекомендации и предложения о возможных усовершенствованиях. Внесите все окончательные обновления в план проекта. Наконец, заархивируйте план проекта в соответствии с инструкциями по архивации данных проекта, действующими в вашей организации.

© Корпорация Майкрософт, 2004. Все права защищены.