Snelzoekkaart voor projectmanagement

Plannen Nieuw project Opzetten	Een project is een complexe reeks van niet-routinematige taken die moeten worden uitgevoerd om een specifiek eenmalig doel te verwezenlijken. De projectmanager stemt de omvang van het project, de beschikbare hoeveelheid tijd voor het project en het beschikbare budget op een evenwichtige wijze op elkaar af. Tijdens het opzetstadium moet er aandacht worden besteed aan de strategische geschiktheid van een voorgesteld project. Voordat er een nieuw project wordt opgezet, moet de desbetreffende organisatie eerst bepalen of het project aansluit bij de strategische doelstellingen van deze organisatie. Inzicht in de doelstellingen van de organisatie stelt leidinggevenden in staat om bepaalde projecten die zijn gericht op kernactiviteiten van de organisatie voorgang te geven boven andere projecten die in mindere mate aansluiten op deze doelstellingen. Tijdens dit stadium moet er een uitvoerende worden aangewezen. Daarnaast moeten de zakelijke aspecten van het project samen met de beperkingen en de technische en financiële vereisten van het project op een kwalitatief hoogwaardige wijze worden beoordeeld. Vervolgens moet er een projectmanager worden aangewezen en moet er in Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 of Microsoft Project 2000 een projectplan voor het project worden opgezet. Een nieuw project starten Een nieuw projectbestand maken: Klik op Nieuw in het menu Bestand van Project 2003. Klik op Leeg project in de Projectrichtlijnen. (In Microsoft Project 2000: klik op Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Leeg project op het tabblad Algemeen. Geef vervolgens de begindatum van uw project op in het vak Begindatum in het dialoogvenster Projectgegevens.) Maak een nieuw project op basis van een sjabloon: Klik op Nieuw in het menu Bestand. Klik op Op mijn computer (of op Algemene sjablonen in Microsoft Project 2002) in het taakvenster Nieuw project en klik vervolgens op de tab Projectsjablonen. Klik daarna op de gewenste sjabloon. (In Microsoft Project 2000 klikt u op Nieuw in het menu Bestand en daarna klikt u op de tab Projectsjablonen. Klik vervolgens op de gewenste sjabloon.) De begindatum van het project opgeven: Klik op Projectgegevens in het menu Project en geef vervolgens de begindatum van het project op in het vak Begindatum. De projectkalender definiëren: Klik op Werktijd wijzigen in het menu Extra en definieer de dagen en tijdstippen waarop er aan het project wordt gewerkt en de dagen en tijdstippen waarop er niet wordt gewerkt. Het projectbestand opslaan: Klik op Opslaan als in het menu Bestand en typ vervolgens de projectnaam in het vak Bestandsnaam. Tijdens het plannen wordt er een werkbaar schema opgesteld op basis waarvan de doelstellingen en de resultaten van het project kunnen worden verwezenlijkt. In dit stadium worden de mijlpalen, de gewenste resultaten en de taken van het project in kaart gebracht. Deze planning kan vervolgens als projectstructuur worden gebruikt. Hierbij ontwikkelt en verfijnt u het schema en brengt u in kaart welke resources er nodig zijn om het project uit te voeren. Een nieuwe planning maken Plan maken De taken invoeren: Controleer of het standaard Gantt-diagram met de invoertabel wordt weergegeven. Geef de taken op in het veld Taaknaam. De taken kunnen tevens samenvattingstaken, mijlpaaltaken en projectstructuuritems omvatten. Een taakoverzicht maken: Maak een taakhiërarchie met taken en mijlpalen die onder samenvattingstaken worden weergegeven. U kunt op deze manier fasen of andere werkindelingen aanduiden. Klik hiertoe op een taak (of verscheidene taken) en klik vervolgens op de knop Inspringen of Inspringing verkleinen op de werkbalk Opmaak. De duur van de taken invoeren: Klik op het veld Duur van de gewenste taak en voer een duur in (typ bijvoorbeeld 4u). Als u een mijlpaal zonder duur wilt instellen, typt u 0d. Als u wilt aangeven dat de taakduur een schatting is, voegt u een vraagteken toe (typ bijvoorbeeld 6d?).. De taakafhankelijkheden instellen: Selecteer de taken die u wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Taken koppelen op de werkbalk Standaard. Als u het standaardtype afhankelijkheid (Begin na einde) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de verbindingslijn van de taken die u wilt wijzigen en vervolgens selecteert u een taakkoppeling in de lijst Type.

Resources toewijzen	Resources definiëren en toewijzen De resourcegroep definiëren: Klik op Resourceblad in het menu Beeld en typ vervolgens de namen van de resources die u voor dit project wilt gebruiken in het veld Resourcenaam. Resources aan taken toewijzen: Klik op Gantt-diagram in het menu Beeld. Selecteer een taak waaraan u een resource wilt toewijzen. Klik vervolgens op de knop Resources toewijzen op de werkbalk Standaard. Klik vervolgens in het dialoogvenster Resources toewijzen op de gewenste resourcenaam en klik ten slotte op Toewijzen. Het gewenste taaktype instellen: Zodra u resources toewijst, wordt er op basis van het taaktype bepaald op welke wijze de taak wordt gepland. Als u een standaardtaaktype voor het gehele project wilt instellen, klikt u op Opties in het menu Extra en daarna klikt u op de tab Planning. Selecteer vervolgens Vaste eenheden (de standaardinstelling), Vaste duur of Vast werk in het vak Standaardtaaktype. Als u het taaktype van een afzonderlijke taak wilt wijzigen, selecteert u de taak en vervolgens klikt u op de knop Taakgegevens op de werkbalk Standaard. Klik daarna op de tab Geavanceerd en klik vervolgens in het vak Taaktype op het taaktype dat u wilt maken. Het werk, de duur en de eenheden (percentage van toewijzing) worden berekend op basis van de volgende formule: werk = duur * eenheden Taaktype Het volgende wordt gewijzigd als u een resource toevoegt of verwijdert… Het volgende wordt gewijzigd als u de duur wijzigt... Het volgende wordt gewijzigd als u eenheden wijzigt… Vaste duur Eenheden Werk Werk Vast werk Duur Eenheden Duur Vaste eenheden Duur Werk Duur Basislijn instellen De basislijn van het project instellen De basislijnplanning opslaan: Nadat u de projectplanning hebt afgestemd op de begindatum, het budget en de omvang, kan deze ter goedkeuring worden ingediend. Als de basislijnplanning is goedgekeurd, kunt u deze opslaan. Wijs Bijhouden aan in het menu Extra en klik op Basislijn opslaan. De basislijngegevens weergeven in een Gantt-diagram: Klik op Vergelijkend Gantt-diagram in het menu Beeld. De basislijngegevens van de afzonderlijke taken worden in het diagramgebied telkens weergegeven met behulp van de onderste Gantt-balk. (In Microsoft Project 2000 klikt u op Meer weergaven in het menu Beeld en vervolgens klikt u op Vergelijkend Gantt-diagram.) De basislijngegevens weergeven in een tabel: Wijs Tabel aan in het menu Beeld en selecteer vervolgens Afwijking. In deze tabel worden velden voor de basislijn en voor afwijkingen van de begindatum en de einddatum weergegeven. Uitvoeren Bewaken Het uitvoerings-/bewakingsstadium heeft betrekking op het coördineren van de mensen en de andere resources, zodat de planning die in het projectplan is vastgelegd, kan worden uitgevoerd. In dit stadium wordt de aandacht gericht op het beheren van wijzigingen, het invoeren van bijgewerkte planningsgegevens, het bijhouden van de voortgang en het overbrengen van projectinformatie. De afzonderlijke teamleden voeren gedefinieerde taken binnen het project uit en dragen op die manier bij aan de verwezenlijking van het project.

Communiceren en rapporteren Bijwerken en bijhouden	De voortgang bijwerken Wijzigingen beheren: Wijzig de duur, de datums, de afhankelijkheden, de toewijzing van resources of taken op basis van wijzigingsverzoeken of nieuwe informatie. Zorg ervoor dat de huidige velden actueel blijven en vergelijk deze met de basislijn. De werkelijke datums en duur bijhouden: Het is raadzaam om voor één enkele methode voor het bijhouden van de voortgang te kiezen. U kunt het percentage dat is voltooid, de werkelijke begindatum en einddatum, de werkelijke duur en de resterende duur en het werkelijke werk en het resterende werk opgeven. Selecteer de taak waarvan u de werkelijke voortgang wilt invoeren. Wijs Bijhouden aan in het menu Extra en klik op Taken bijwerken. Geef de voortgangsgegevens op in de velden % volt., W. duur en Rest. duur, of in de velden W. begindatum en W. einddatum. De werkelijke uren en kosten bijhouden: Als u de werkelijke en de resterende werkuren en kosten wilt invoeren, moet u de tabel Bijhouden gebruiken. Wijs in het menu Beeld de opdracht Tabel aan en klik op Bijhouden. Geef de voortgangsgegevens op in de velden W. hoeveelh. werk en W. kosten voor de taken. U kunt de tabel Bijhouden ook gebruiken als u het percentage dat is voltooid, de werkelijke begindatum en einddatum, de werkelijke duur en de resterende duur wilt opgeven. Opmerking Er kunnen in Project drie gegevensset wordt bijgehouden: huidig, basislijn en werkelijk. Als u de basislijn voor de eerste keer instelt, geldt: huidig = basislijn. Als een taak 100% is voltooid, geldt: huidig = werkelijk. De waarden voor de basislijn, huidig en werkelijk kunnen worden ingesteld voor de opties Begindatum, Einddatum, Duur, Kosten en Werk. Projectgegevens overbrengen Een weergave opmaken voor afdrukken: Klik op Tekststijlenen Balkstijlen in het menu Opmaak om stijlen in te stellen die op meerdere taken worden toegepast. U kunt ook op Lettertype en Balk in het menu Opmaak klikken als u afzonderlijke elementen voor een specifieke taak wilt opmaken. Klik op Tijdschaal, Rasterlijnen of Lay-out in het menu Opmaak als u deze aspecten van de huidige weergave wilt wijzigen. Een weergave als een rapport afdrukken: U kunt de huidige weergave zo instellen dat deze op de door u gewenste wijze kan worden afgedrukt. Klik op Afdrukvoorbeeld in het menu Bestand, zodat u de lay-out kunt controleren. Klik als u klaar bent op Afdrukken. Een rapport genereren: Klik op Rapporten in het menu Beeld. Dubbelklik op een rapportcategorie en dubbelklik vervolgens op een vooraf gedefinieerd rapport. Voer de benodigde gegevens in. Controleer het voorbeeld van het rapport en klik ten slotte op Afdrukken om het rapport af te drukken. Een veld (kolom) aan een tabel toevoegen: Klik op een willekeurige plaats in een kolom waarnaast u aan de linkerkant een nieuw kolom wilt invoegen. Klik op Kolom in het menu Invoegen. Klik in het vak Veldnaam op de naam van het veld dat u als een nieuwe kolom wilt toevoegen. Weergaven aanpassen: Klik op Meer weergaven in het menu Beeld. Klik daarna op Nieuw of Bewerken. Geef vervolgens in het dialoogvenster Weergave definiëren de tabel, de groep en de filter op die u wilt gebruiken om de weergave te definiëren. Tabellen aanpassen: Wijs Tabel aan in het menu Beeld en klik vervolgens op Meer tabellen. Klik daarna op Nieuw of Bewerken. Geef vervolgens in het dialoogvenster Tabel definiëren op welke gegevens u in de tabel wilt opnemen. Groepen aanpassen: Wijs Groeperen op aan in het menu Project en klik vervolgens op Meer groepen. Klik daarna op Nieuw of Bewerken. Geef vervolgens in het dialoogvenster Groep definiëren op hoe u projectgegevens wilt groeperen. Filters aanpassen: Wijs Filteren op aan in het menu Project en klik vervolgens op Meer filters. Klik daarna op Nieuw of Bewerken. Geef vervolgens in het dialoogvenster Filter definiëren op hoe u de projectgegevens wilt filteren. Het project afsluiten Sluiten Tijdens het afronden worden de laatste details die voor de afronding van het project noodzakelijk zijn afgehandeld. Daarnaast moeten in dit stadium de gewenste resultaten door de klant worden geaccepteerd. Analyseer daarna wat er in het project is misgegaan en leg informatie vast over gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en over aanbevolen procedures. Werk als dat nodig is het projectplan bij met de recentste gegevens en archiveer ten slotte het project volgens de richtlijnen die binnen uw organisatie voor het archiveren van projecten worden gehanteerd.

© 2004 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden.