“Uw hele privé- en zakelijke leven veranderen in niet meer dan zeven minuten per dag?” Als dit u aanspreekt, leest u vooral verder. Een nieuwsbrief is een uiterst vluchtig medium en de aandacht van de lezer kan dan ook snel afgeleid raken. Het is dus belangrijk dat de eerste één of twee zinnen van een artikel de aandacht trekken van de lezer. Maar aangezien een blikvanger verwachtingen wekt, moet het artikel 'waar voor zijn geld' bieden, anders voelt de lezer zich in het ootje genomen. Behalve de blikvanger, heeft het artikel ook een kop nodig. Deze moet beknopt, actief en duidelijk zijn. Daarnaast trekt een goede kop de aandacht, wekt de nieuwsgierigheid op of heeft een andere onweerstaanbare eigenschap. Nieuwsbrieven beschikken over weinig ruimte en hun lezers hebben weinig tijd, dus moeten de artikelen zeer specifiek zijn en over één hoofdpunt gaan. Dit doel kunt u bereiken door middel van twee tot vijf subpunten. Deze punten moeten in de eerste plaats de lezer voordeel bieden. En de lezer moet dit ook als zodanig ervaren. Hierbij kan het gaan om nieuwe kennis of inzichten, een idee hoe de lezer beter zaken kan doen, of beter nog, hoe uw bedrijf de lezer voordeel kan bieden. Het artikel moet verduidelijken, inspireren, aanmoedigen, enthousiast maken, tot denken aanzetten, tevredenstellen. Kortom, het moet een positieve reactie opwekken. En de beste reactie is natuurlijk dat de lezer besluit dat uw producten of diensten de oplossingen bieden die u nodig hebt. Samenvattend kunnen we zeggen dat u de aandacht van de lezer trekt met behulp van een effectieve kop en openingszin en de lezer vervolgens beloont voor de moeite door hem of haar iets te bieden wat hij of zij nog niet had. Bovendien moet u het artikel beknopt en specifiek houden en, indien van toepassing, laten zien hoe uw producten en diensten een oplossing bieden voor de problemen die in het artikel aan bod zijn gekomen. Als u dit doet, maakt u een goede kans uw bestaande lezers te houden en met elk nieuw nummer nieuwe lezers aan te trekken. Het doel van een nieuwsbrief is gespecialiseerde informatie te verstrekken aan een bepaalde doelgroep. Deze sjabloon biedt suggesties om u te helpen dit doel te bereiken. Deze suggesties kunt u ook vinden in het artikel in het taakvenster getiteld “Een nieuwsbrief maken”. Mogelijk is voor u ook “Een nieuwsbrief afdrukken” interessant. Hierin worden verschillende afdrukopties beschreven, zoals het gebruik van grote papierformaten zodat u uw nieuwsbrief kunt afdrukken als een gevouwen boekje. Behalve deze Help-artikelen over sjablonen bevat het taakvenster ook koppelingen naar Help-onderwerpen die betrekking hebben op de Microsoft Word-functies die worden gebruikt in deze sjabloon, zoals tekstvakken. Als extra hulpmiddel kunt u, voordat u de inhoud gaat vervangen door uw eigen tekst, deze sjabloon afdrukken zodat u nog steeds de beschikking hebt over de instructies. In dit nummer bevat een lijst met artikelen die bedoeld zijn om u te helpen bij het schrijven van een effectieve nieuwsbrief. Wanneer u een nieuwsbrief maakt, bepaalt u eerst wat de doelgroep is. Dit kan iedereen zijn die hier voordeel van kan hebben, zoals mensen die geïnteresseerd zijn in een bepaald product. U kunt een adressenlijst samenstellen op basis van ontvangen antwoordkaarten, informatiebladen van klanten, visitekaartjes die u hebt verzameld tijdens beurzen of ledenlijsten. Ook kunt u een adressenlijst kopen bij een bedrijf dat uw doelpubliek bedient. Vervolgens bepaalt u hoeveel tijd en geld u kunt besteden aan uw nieuwsbrief. Deze factoren helpen u te bepalen hoe lang uw nieuwsbrief moet worden en hoe vaak u deze wilt uitgeven. Fantastische artikelen voor nieuwsbrieven schrijven Door Naam auteur Zie Fantastische artikelen op pagina 4	In dit nummer	Aan de slag	1	Fantastische artikelen voor nieuwsbrieven schrijven	1	Uw eigen afbeeldingen toevoegen	2	Lezers de weg wijzen naar andere artikelen	2	Een artikel voor iedereen	3	Een artikel inpassen in een beperkte ruimte	3	De onderdelen van een nieuwsbrief	5 Bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats URL website, e-mailadres, telefoonnummer Titel nieuwsbrief Aan de slag Datum nieuwsbrief Jaargang 1, nummer 1 Door Naam auteur
“Trek de aandacht van de lezer door hier een interessante zin of een citaat uit het verhaal weer te geven.” Zie Lezers de weg wijzen op pagina 5 In een bijschrift wordt de foto of afbeelding beschreven. Als u de tijd neemt om een nieuwsbrief te schrijven, wilt u dat de lezers zoveel mogelijk hiervan lezen. Dit kunt u doen door lezers naar andere artikelen toe te leiden. Een van de manieren om dit te doen is door middel van de inhoudsopgave. Dit is een tabel met beschrijvende en wervende koppen waarmee de lezer ertoe kan worden aangezet meer te lezen dan alleen de artikelen op de voorpagina. U kunt ook lezers aanzetten tot het lezen van uw nieuwsbrief door een interessant artikel dat veel aandacht trekt op de voorpagina te plaatsen en dat artikel vervolgens op een andere pagina te vervolgen, waar alweer een nieuw artikel op de lezer wacht. Dit kan tevens een effectieve manier zijn om de lezer naar een verkoopaanbod of een bestelformulier te leiden. U kunt een artikel van de ene pagina laten doorlopen op de volgende door gebruik te maken van gekoppelde tekstvakken. Alle onderdelen van deze nieuwsbriefsjabloon staan in een reeks tekstvakken. Deze woorden staan in een apart tekstvak, net als de afbeelding op deze pagina en het bijschrift bij de afbeelding. Met een tekstvak kunt u op flexibele wijze tekst en afbeeldingen weergeven. Het is in wezen niet meer dan een container. U kunt een tekstvak verplaatsen en het op de gewenste plek neerzetten, het formaat van een tekstvak aanpassen tot een lange, smalle of een korte, brede kolom en het tekstvak zelfs draaien, zodat de tekst zijwaarts moet worden gelezen. U kunt de tekst van uw artikel automatisch laten doorlopen op de volgende pagina door een tekstvak op de ene pagina te koppelen aan een tekstvak op de volgende. Als u meer wilt weten over het koppelen van tekstvakken, klikt u op Een artikel ergens anders voortzetten met gekoppelde tekstvakken in het taakvenster. U kunt lezers ook zover krijgen dat zij andere artikelen lezen door gebruik te maken van een zogenaamd blikvangercitaat. Een blikvangercitaat is een fragment of zin uit het artikel dat met grote letters wordt weergegeven op de pagina, vaak binnen een kader om het te scheiden van de rest van het artikel. Ook deze pagina bevat een dergelijk blikvangercitaat. Dit begint met de tekst “Trek de aandacht van de lezer...”. De tekst van een blikvangercitaat, dat afkomstig is uit het artikel, moet prikkelend en onweerstaanbaar zijn. Als een lezer uw nieuwsbrief doorbladert op zoek naar een reden om een artikel te lezen, kan een blikvangercitaat hem of haar over de streep trekken. Waarschijnlijk zal het u niet lukken al uw lezers zover te krijgen dat zij al uw artikelen lezen. Maar met deze journalistieke technieken kunt u meer mensen aanzetten tot het lezen van uw nieuwsbrief. Door Naam auteur Lezers de weg wijzen naar andere artikelen U kunt de afbeeldingen in deze sjabloon vervangen door het artwork van uw bedrijf. Dit kunt u doen door te klikken op de plek waar u de figuur wilt invoegen. Open het menu Invoegen, wijs Figuur aan en klik op Uit bestand. Zoek de figuur die u wilt invoegen en klik hierop. Klik vervolgens op de pijl rechts van de knop Invoegen en klik op Invoegen om een kopie van de figuur in de nieuwsbrief te plaatsen, op Aan bestand koppelen om de figuur weer te geven zonder daadwerkelijk een kopie in te voegen of op Invoegen en koppelen. Aangezien u met Invoegen een kopie insluit, is de figuur altijd zichtbaar. Nadeel is dat de grootte van uw nieuwsbrief (in bytes) aanzienlijk kan toenemen, afhankelijk van de grootte van de figuur. Als u daarentegen Aan bestand koppelen gebruikt, wordt de nieuwsbrief niet groter. Wel worden wijzigingen die u aanbrengt in de oorspronkelijke figuur automatisch weergegeven in de nieuwsbrief. De figuur kan in dat geval echter niet worden weergegeven of bekeken vanaf een computer die geen koppeling kan maken met het origineel. Bij Invoegen en koppelen wordt een kopie ingevoegd, zodat de figuur altijd zichtbaar is. Bovendien worden wijzigingen in het origineel automatisch doorgevoerd in alle kopieën. Door Naam auteur Uw eigen afbeeldingen toevoegen Een bijschrift is een zin waarin een foto of afbeelding wordt beschreven. Pagina 2 Titel nieuwsbrief
Stel u hebt nog ruimte over voor één extra artikel in uw nieuwsbrief en een van uw specialisten schrijft dit artikel. Hoe kunt u bepalen hoe lang dit artikel moet zijn? Net als bij kranten kan de lengte van een artikel in een nieuwsbrief worden uitgedrukt in de hoeveelheid beschikbare “kolomruimte”. Aan de hand van de kolomruimte kan worden gemeten hoeveel tekst kan worden toegevoegd. Dit varieert van nieuwsbrief tot nieuwsbrief, afhankelijk van het lettertype dat u gebruikt, de lettergrootte, de kolombreedte en de hoeveelheid ruimte tussen de verschillende regels en tussen de verschillende alinea's. Door te berekenen hoeveel woorden in de beschikbare kolomruimte passen, kunt u bepalen hoe lang het artikel mag zijn. Laten we dit scenario nu maar eens stap voor stap gaan bekijken.	Vul ten minste 25 cm kolomruimte met de tekst van een artikel, druk de pagina vervolgens af en gebruik een meetlat om te bepalen hoeveel plaats uw tekst inneemt.	Tel het aantal woorden in de tekst.	Deel het aantal woorden in het artikel door het aantal centimeters dat de tekst in beslag neemt. Als uw tekst van 480 woorden bijvoorbeeld een kolomruimte van 30 centimeter in beslag neemt: 480 ÷ 30 = 16. Dat is uw magische getal voor het aantal woorden per centimeter kolomruimte in uw nieuwsbrief. Maar u bent er nog niet helemaal.	Meet hoeveel centimeters kolomruimte beschikbaar is voor het artikel. Laten we zeggen dat dit 20 centimeter is.	Vermenigvuldig uw magische getal met het aantal beschikbare centimeters kolomruimte voor het artikel. In dit geval zou dat 16 x 20 = 320 zijn. Dit is de maximale lengte die het artikel mag hebben.	U kunt uzelf wat speelruimte bezorgen door de schrijver te vragen een artikel te produceren dat tussen 250 en 260 woorden lang is. Nadat u het artikel hebt ontvangen en geredigeerd, kunt u hier en daar woorden toevoegen of verwijderen om het artikel de juiste lengte te geven. Als u dit een tijdje doet, raakt u gewend aan deze aanpak en wordt u al snel een kei in het schrijven en redigeren van artikelen die niet alleen uw lezers aanspreken, maar ook nog precies de juiste lengte hebben. Door Naam auteur Een artikel inpassen in een beperkte ruimte Zie Iedereen op pagina 4 Wie leest uw nieuwsbrieven en wat zijn hun verantwoordelijkheden? Met welke onderdelen van uw bedrijfstak houden zij zich bezig? Kunt u uw veronderstellingen staven met bewijzen? Het is van groot belang dat u de antwoorden op deze vragen weet, want alleen dan kunt u de inhoud bieden die lezers zal aantrekken. Niet iedereen in een bedrijf of bedrijfstak heeft belangstelling voor dezelfde dingen. Alleen als u uw lezers begrijpt en weet wat hen bezighoudt, kunt u ervoor zorgen dat ieder nummer van uw nieuwsbrief een verscheidenheid aan artikelen bevat waarmee u zoveel mogelijk verschillende mensen kunt aanspreken. Zo kan een nieuwsbrief over technologie in het onderwijs artikelen bevatten over de logistieke kennis waarover bestuurders moeten beschikken om technologie in te voeren op hun school, over hoe docenten technologie kunnen integreren in hun klaslokalen, over hoe ouders technologie thuis kunnen introduceren en over hoe de leerlingen zelf technologie kunnen gebruiken als hulpmiddel bij de studie. Het gevaar is natuurlijk dat, als u probeert elk type gebruiker aan te spreken, uw nieuwsbrief te breed van opzet wordt. In ons voorbeeld zouden we geen artikelen willen opnemen over het ontwikkelen van software voor de opleidingsmarkt. Als u artikelen schrijft voor een doelgroep die te ver afstaat van het hoofddoel van de nieuwsbrief of artikelen die te breed van opzet zijn, kunnen lezers niet snel zien of de nieuwsbrief interessant voor hen is en verliezen zij de belangstelling. Balans is dus de hoofdzaak. In elke nieuwsbrief moet u iets zien te bieden dat van interesse is voor alle belangrijke spelers in uw sector of bedrijfstak. Als u daarin slaagt, kunt u er zeker van zijn dat uw lezers terug blijven komen, nummer na nummer, op zoek naar dat relevante artikel waarvan zij weten dat het op hen ligt te wachten. Zie Ruimtebeperkingen op pagina 4 Een bijschrift is een zin waarin een foto of afbeelding wordt beschreven. Een artikel voor iedereen Door Naam auteur Pagina 3 Titel nieuwsbrief
Vervolg van Iedereen op pagina 3 “Trek de aandacht van de lezer door hier een interessante zin of een citaat uit het verhaal weer te geven.” Vervolg van Ruimtebeperkingen op pagina 3 Vervolg van Fantastische artikelen op pagina 1 Pagina 4 Titel nieuwsbrief
Zie Onderdelen op pagina 6 Terwijl u deze sjabloon aan uw behoeften aanpast, komt u een aantal verschillende onderdelen van een nieuwsbrief tegen. Hieronder volgt een lijst met een groot aantal van deze onderdelen, plus een korte beschrijving. Platte tekst. De tekst van uw artikelen. Naamregel. Een regel tekst met de naam van de auteur van het artikel. Bijschrift. Tekst waarmee een afbeelding wordt beschreven. Een bijschrift is bij voorkeur een beknopte, maar beschrijvende volledige zin. Bij foto´s moet worden uitgelegd wat er gebeurt zonder de lezer te beledigen door open deuren in te trappen. Het bijschrift moet de lezer extra informatie over de foto bieden door, bijvoorbeeld, uitleg te geven van prominent aanwezige of ongebruikelijke voorwerpen. Regel “Vervolg van pagina”. Een tekstregel waarin wordt aangegeven op welke pagina het begin van het artikel staat. Regel “Vervolg op pagina”. Een tekstregel waarin wordt aangegeven op welke pagina het artikel wordt vervolgd. Datum. De datum van publicatie of de datum waarop u verwacht dat de nieuwsbrief de maximale oplage zal hebben behaald. Afbeelding. Een foto, illustratie, grafiek, diagram of ander visueel element. Koptekst. Tekst boven aan elke pagina die de naam van de nieuwsbrief en het paginanummer aangeeft. Kop. De titel van een artikel. Een kop moet duidelijk, beknopt en actief zijn en moet de aandacht trekken door relevant te zijn, de nieuwsgierigheid te prikkelen of over een andere onweerstaanbare eigenschap te beschikken. Titel van nieuwsbrief. De titel van de nieuwsbrief. Blikvangercitaat. Een tekstfragment of zin afkomstig uit een artikel en weergegeven met grote letters, vaak binnen een kader om het citaat te scheiden van de rest van het artikel. Jaargang en nummer. Jaargang geeft het aantal jaren aan dat een nieuwsbrief al wordt uitgegeven. Nummer heeft betrekking op het aantal nieuwsbrieven dat reeds is verschenen in deze jaargang. De negende nieuwsbrief in het vijfde jaar van publicatie wordt aangegeven met Jaargang 5, nummer 9. Door Naam auteur “Trek de aandacht van de lezer door hier een interessante zin of een citaat uit het verhaal weer te geven.” De onderdelen van een nieuwsbrief Een bijschrift is een zin waarin een foto of afbeelding wordt beschreven. Vervolg van Lezers de weg wijzen op pagina 2 Pagina 5 Titel nieuwsbrief
Bedrijfsnaam Adres Postcode en plaats Vervolg van Onderdelen op pagina 5 Bedrijfsnaam Adres Postcode en plaats Telefoon: Telefoonnummer Fax: Faxnummer E-mail: E-mailadres Motto Naam klant Adres Postcode en plaats We zitten ook op het web! Bezoek ons op: Adres van website