Guida di riferimento rapido alla gestione dei progetti

Pianificazione Nuovo progetto Avvio	Un PROGETTO è una serie complessa di attività non consuete, destinate a far fronte a singoli obiettivi specifici. Il RESPONSABILE DEL PROGETTO ha il compito di trovare il giusto equilibrio tra gli obiettivi globali del progetto, il tempo disponibile per eseguirlo e il preventivo convenuto. La fase di avvio della gestione di un progetto include l'esame del progetto proposto da un punto di vista strategico: prima di iniziare un nuovo progetto, un'organizzazione deve infatti verificare che questo rispetti i suoi obiettivi strategici. La comprensione degli obiettivi strategici perseguiti dall'organizzazione consente ai dirigenti di individuare i progetti cruciali ai fini del raggiungimento di tali obiettivi e di attribuirvi la massima priorità, mentre agli altri progetti, marginali rispetto agli obiettivi dell'organizzazione, verrà assegnata una priorità inferiore. Durante la fase iniziale, è consigliabile affiancare al progetto una figura di supporto designata dalla direzione. È inoltre necessario sviluppare una valutazione di alto livello delle esigenze aziendali, nonché dei limiti e dei requisiti tecnici e finanziari del progetto. Infine, è necessario designare un responsabile di progetto e configurare un piano di progetto segnaposto in Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 o Microsoft Project 2000. Avviare un nuovo progetto Creare un nuovo file di progetto: scegliere Nuovo dal menu File di Project 2003. Nel riquadro attività Nuovo progetto fare clic su Progetto vuoto. In Microsoft Project 2000 scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Progetto vuoto nella scheda Generale. Nella finestra di dialogo Riepilogo informazioni immettere la data di inizio del progetto nella casella Data inizio. Creare un nuovo progetto da un modello: scegliere Nuovo dal menu File. Nel riquadro attività Nuovo progetto fare clic su In questo computer (o sull'opzione relativa ai modelli generali in Microsoft Project 2002), quindi scegliere la scheda Modelli di progetto. Fare clic sul modello desiderato. In Microsoft Project 2000 scegliere Nuovo dal menu File, fare clic sulla scheda dei modelli di progetto, quindi scegliere il modello desiderato. Specificare la data di inizio del progetto: scegliere Riepilogo informazioni dal menu Progetto. Nella casella Data inizio immettere la data di inizio del progetto. Definire il calendario del progetto: scegliere Modifica orario di lavoro dal menu Strumenti quindi impostare i giorni e gli orari lavorativi e non lavorativi per il progetto. Salvare il file di progetto: scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Nome file digitare il nome del progetto. Nella fase di pianificazione viene elaborato uno schema per la realizzazione degli obiettivi e dei risultati previsti per il progetto. Le fasi cardine, i risultati finali e le attività del progetto vengono riportati in un piano da utilizzare come struttura funzionale (WBS, Work Breakdown Structure) del progetto stesso. Viene infine sviluppata e ottimizzata la pianificazione e vengono identificate le risorse necessarie per la realizzazione del progetto. Creazione piano Creare un nuovo piano Immettere attività: verificare che sia attiva la visualizzazione Diagramma di Gantt predefinita con la tabella Immissione. Immettere le attività nel campo Nome attività. Si noti che le attività possono includere anche attività di riepilogo, attività cardine ed elementi WBS. Definire la struttura delle attività: creare la gerarchia di attività desiderata includendo semplici attività e attività cardine tra le attività di riepilogo, che possono rappresentare fasi o altre divisioni lavorative. Fare clic su una o più attività, quindi sul pulsante Rientra o Annulla rientro sulla barra degli strumenti Formattazione. Immettere la durata: fare clic sul campo Durata relativo a un'attività e immettere una durata, ad esempio 4 h. Per specificare un'attività cardine senza una durata, digitare 0 g. Per indicare che una durata rappresenta una stima, aggiungere un punto interrogativo, digitando, ad esempio, 6 g?. Specificare le relazioni di dipendenza tra le attività: selezionare le attività che si desidera collegare, quindi fare clic sul pulsante Collega attività sulla barra degli strumenti Standard. Per modificare il tipo di dipendenza predefinito Inizio-Fine, fare doppio clic sulla linea di relazione che si desidera modificare, quindi selezionare un collegamento di attività dall'elenco Tipo.

Impostazione previsione Assegnazione risorse	Definire e assegnare risorse Definire il pool di risorse: scegliere Elenco risorse dal menu Visualizza. Nel campo Nome risorsa digitare i nomi delle risorse che verranno utilizzate per il progetto. Assegnare risorse alle attività: scegliere Diagramma di Gantt dal menu Visualizza. Selezionare un'attività alla quale si desidera assegnare una risorsa. Sulla barra degli strumenti Standard fare clic sul pulsante Assegna risorse. Nella finestra di dialogo Assegna risorse fare clic sul nome di una o più risorse, quindi scegliere Assegna. Identificare il tipo di attività: una volta assegnate le risorse, il tipo di attività determina la modalità di programmazione dell'attività stessa. Per impostare un tipo di attività predefinito, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Programmazione. Nella casella Tipo di attività predefinita scegliere A unità fisse (opzione predefinita), A durata fissa o A lavoro fisso. Per modificare il tipo di attività per una singola attività, selezionare l'attività desiderata, quindi fare clic sul pulsante Informazioni attività sulla barra degli strumenti Standard. Scegliere la scheda Avanzate, quindi nella casella Tipo di attività fare clic sul tipo di attività che si desidera creare. Il lavoro, la durata e le unità (percentuale di assegnazione) vengono determinati dalla formula: Lavoro = Durata * Unità Tipo di attività L'aggiunta o la rimozione di una risorsa comporta la modifica di… La modifica di una durata comporta la modifica di... La modifica delle unità comporta la modifica di… Durata fissa Unità Lavoro Lavoro Lavoro fisso Durata Unità Durata Unità fisse Durata Lavoro Durata Impostare la previsione del progetto Salvare la previsione: dopo aver ottimizzato la data di fine, il preventivo e gli obiettivi globali del progetto, il piano può essere inoltrato per l'approvazione. Per salvare una previsione approvata, scegliere Verifica dal menu Strumenti, quindi fare clic su Salva previsione. Visualizzare i dati della previsione in un diagramma di Gantt: scegliere Gantt verifica dal menu Visualizza. Le informazioni di previsione verranno indicate nella barra inferiore tra le due barre di Gantt visualizzate nell'area del grafico per ogni attività. In Microsoft Project 2000 scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza, quindi fare doppio clic su Gantt verifica. Visualizzare i dati della previsione in una tabella: scegliere Tabella dal menu Visualizza, quindi selezionare Variazione. In questa tabella sono inclusi campi per la previsione e per la variazione di inizio e fine. Esecuzione Controllo Nella fase di esecuzione e controllo vengono coordinate le persone e le altre risorse necessarie per eseguire il piano in base a quanto definito nel piano del progetto. I risultati finali in questa fase sono incentrati sulla gestione delle modifiche, l'immissione di aggiornamenti della programmazione, la verifica dello stato di avanzamento e la comunicazione delle informazioni relative al progetto. Ogni membro del team esegue attività definite all'interno degli obiettivi globali del progetto, fornendo il proprio contributo alla buona riuscita del progetto.

Comunicazione e relazioni Aggiornamento e verifica	Aggiornare lo stato di avanzamento del progetto Gestire le modifiche: modificare durate, date, dipendenze, assegnazioni di risorse o attività in base alle modifiche o alle nuove informazioni necessarie. Mantenere aggiornati i campi correnti e confrontarli con la previsione. Tenere traccia delle date e delle durate effettive: è consigliabile stabilire un metodo univoco per tenere traccia dello stato di avanzamento. È possibile immettere la percentuale di completamento, le date di inizio effettivo e di fine effettiva, le durate effettive e rimanenti oppure il lavoro effettivo e rimanente. Selezionare l'attività per cui si desidera immettere lo stato di avanzamento effettivo. Scegliere Verifica dal menu Strumenti, quindi Aggiorna attività. Nei campi % complet., Durata effettiva e Durata rimanente oppure nei campi Inizio e Fine della sezione Date effettive immettere i dati relativi allo stato di avanzamento. Tenere traccia di ore e costi effettivi: se si desidera immettere le ore lavorative o i costi effettivi e rimanenti, utilizzare la tabella Verifica. Scegliere Tabella dal menu Visualizza, quindi selezionare Verifica. Immettere i dati relativi allo stato di avanzamento nel campo Lavoro eff. o Costo eff. relativo all'attività. È inoltre possibile utilizzare la tabella Verifica per immettere una percentuale di completamento, le date di inizio effettivo e di fine effettiva e la durata effettiva e rimanente. Nota: Project consente di tenere traccia di tre gruppi di date: correnti, previste ed effettive. Quando si imposta la previsione per la prima volta, le date correnti corrispondono a quelle previste. Una volta completata un'attività, le date correnti corrispondono invece a quelle effettive. I valori previsti, correnti ed effettivi vengono assegnati a date di inizio e di fine, durata, costo e lavoro. Comunicazione delle informazioni relative al progetto Formattare una visualizzazione per la stampa: scegliere Stile testo e Stile barre dal menu Formato per impostare gli stili da applicare a più attività. In alternativa, scegliere Carattere e Barra dal menu Formato per formattare singoli elementi per un'attività specifica. Scegliere Scala cronologica, Griglia o Layout dal menu Formato per modificare questi aspetti della visualizzazione corrente. Stampare una visualizzazione come relazione: impostare la visualizzazione corrente in modo da ottenere l'aspetto desiderato durante la stampa. Scegliere Anteprima di stampa dal menu File per verificare il layout della visualizzazione. Per iniziare a stampare, fare clic su Stampa. Generare una relazione: scegliere Relazioni dal menu Visualizza. Fare doppio clic su una categoria di relazioni, quindi sulla relazione predefinita. Immettere le informazioni necessarie. Verrà visualizzata un'anteprima della relazione. Per stampare la relazione, fare clic su Stampa. Aggiungere un campo (colonna) a una tabella: fare clic in un punto qualsiasi di una colonna a destra della posizione in cui si desidera inserire la nuova colonna. Scegliere Colonna dal menu Inserisci. Nella casella Nome campo fare clic sul nome del campo che si desidera aggiungere come nuova colonna. Personalizzare le visualizzazioni: scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza. Fare clic su Nuova o su Modifica. Nella finestra di dialogo Definisci visualizzazione specificare la tabella, il gruppo e il filtro che si desidera utilizzare per definire la visualizzazione. Personalizzare le tabelle: scegliere Tabella dal menu Visualizza, quindi fare clic su Altre tabelle. Fare clic su Nuova o su Modifica. Nella finestra di dialogo Definizione tabella specificare le informazioni da includere nella tabella. Personalizzare i gruppi: scegliere Raggruppa per dal menu Progetto, quindi fare clic su Altri raggruppamenti. Fare clic su Nuovo o su Modifica. Nella finestra di dialogo Definizione raggruppamenti specificare la modalità di raggruppamento desiderata per le informazioni del progetto. Personalizzare i filtri: scegliere Filtro attivo dal menu Progetto, quindi fare clic su Altri filtri. Fare clic su Nuovo o su Modifica. Nella finestra di dialogo Definizione filtro specificare le modalità con cui filtrare le informazioni del progetto. Chiusura Chiusura del progetto La fase di chiusura consente di definire i dettagli finali per il completamento di un progetto, di risolverne tutti gli aspetti finali, nonché di ottenere l'accettazione dei risultati finali da parte dei clienti. In questa fase è inoltre possibile: tracciare un resoconto finale per evidenziare eventuali aree di miglioramento e metodologie ottimali, aggiornare se necessario il piano del progetto e archiviare il progetto in base alle procedure di archiviazione dei dati in uso nell'organizzazione.

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