Guide de référence rapide pour la gestion de projet pour Project 2007
Avant de commencer un nouveau projet, une organisation doit déterminer que le projet est adapté à ses objectifs stratégiques. Les cadres doivent classifier comme projets à priorité élevé les projets proposés axés sur des activités critiques et comme projets à faible priorité les projets périphériques aux objectifs de l'organisation. Avant que le travail ne commence, un sponsor exécutif doit être identifié. La société doit évaluer de manière globale le script commercial du projet, ses limitations et ses exigences techniques et financières. Enfin, un chef de projet doit être désigné afin de mettre en place un plan de projet dans Microsoft Office Project 2007. Vous avez besoin d'un guide détaillé sur la gestion de projet avec Project 2007 ? Utilisez la carte du projet, disponible en ligne sur Office Online.
Créer un nouveau fichier de projet	Pour créer un nouveau projet vierge dans Project 2007, cliquez sur Nouveau dans le menu Fichier. Dans le volet Nouveau projet, cliquez sur Nouveau projet. Pour créer un nouveau projet à partir d'un modèle dans Project 2007, cliquez sur Nouveau dans le menu Fichier. Dans le volet Nouveau projet, cliquez sur Sur l'ordinateur puis cliquez sur l'onglet Modèles Project. Cliquez sur le modèle souhaité. Si votre société stocke des modèle sur le Web, cliquez sur l'onglet Modèles d'entreprise.
Définir la date de début du projet	Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet. Dans la zone Date de début, entrez une date de début pour votre projet.
Définir le calendrier du projet	Dans le menu Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail. Identifiez les jours et les heures ouvrés et chômés pour votre projet.
Enregistrer le fichier de projet	Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du projet. Si vous publiez le projet sur Microsoft Office Project Server 2007, tapez le nom du projet et ajoutez les valeurs nécessaires pour les champs personnalisés requises par votre société.
Durant la phase de planification, vous concevez un schéma réalisable pour accomplir les objectifs du projet. Pour ce faire, vous identifiez les jalons, les éléments à livrer et les tâches du projet. Ce plan peut être votre structure de la répartition du travail (WBS). Vous planifiez et affinez le calendrier et vous identifiez les ressources nécessaires pour implémenter le projet.
Entrer des tâches	Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. Dans le champ Nom de la tâche, entrez les tâches. Celles-ci peuvent également inclure des tâches récapitulatives, des jalons et des éléments WBS.
Hiérarchiser les tâches	Créez votre hiérarchie de tâches avec les tâches et les jalons au-dessous des tâches récapitulatives, qui peuvent représenter des phases ou d'autres divisions de travail. Cliquez sur une tâche (ou plusieurs tâches), puis sur le bouton Abaisser ou Hausser dans la barre d'outils.
Entrer des durées	Cliquez sur le champ Durée d'une tâche et entrez une durée, par exemple, tapez 4j pour indiquer 4 jours. Pour spécifier un jalon sans durée, tapez 0j. Pour indiquer qu'une durée est une estimation, ajoutez un point d'interrogation, par exemple, tapez 6j?. Remarque N'entrez pas de dates de début et de fin pour les tâches. Entrez plutôt une durée et laissez Project 2007 définir automatiquement ces dates, qui peuvent changer en fonction des ressources assignées aux tâches.
Lier des tâches pour afficher les relations	Sélectionnez les tâches à lier, puis cliquez sur le bouton Lier les tâches dans la barre d'outils. Pour modifier le type de dépendance par défaut Fin à début, double-cliquez sur la ligne située entre les tâches que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une liaison de tâche dans la liste Type.
Créer des livrables	Une fois votre projet démarré, il se peut que vous appreniez que votre projet est un livrable pour d'autres projets. Dans le menu Collaborer, cliquez sur Gérer les livrables. Vous avez besoin de Microsoft Office Project Professional 2007 pour cela.
Les affectations sont des associations entre des tâches spécifiques et les ressources nécessaires pour les mener à bien. Vous pouvez affecter plusieurs ressources à une tâche. En plus de ressources de travail (personnes), vous pouvez affecter des ressources matérielles (par exemple du ciment) et des ressources de coûts (par exemple les voyages) aux tâches.
Définir la liste des ressources	Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources. Dans le champ Nom de la ressource, tapez les noms des ressources que vous utiliserez pour ce projet. Si vous utilisez Project Professional, cliquez sur Créer une équipe à partir de l'entreprise dans le menu Outils pour ajouter des ressources à partir de la liste des ressources d'entreprise.
Affecter des ressources aux tâches	Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. Sélectionnez une tâche à laquelle affecter une ressource. Cliquez sur le bouton Affecter les ressources . Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, cliquez sur le nom de la ressource, puis sur Affecter. Vous pouvez également affecter des ressources à des tâches à l'aide du Formulaire tâche. En mode d'affichage Diagramme de Gantt, cliquez sur Fractionner dans le menu Fenêtre.
Entrer le volume de ressources de travail pour les tâches	Lors de la planification des tâches, les chefs de projet préfèrent entrer le volume de travail (main d'œuvre) nécessaire pour réaliser une tâche, plutôt que la durée de cette tâche. La saisie du travail reflète une planification réelle. Pour entrer des heures de travail pour les ressources affectées aux tâches, ajoutez la colonne Travail à l'affichage Diagramme de Gantt. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne.
Définir le type de tâche	Dès que vous affectez des ressources, Project 2007 détermine la planification de la tâche en fonction du type de tâche. Des modifications de durées peuvent avoir lieu au fur et à mesure que des ressources sont affectées aux tâches. Fonctionnement des types de tâches Le travail, la durée et la capacité (% de l'allocation) sont déterminés par la formule suivante : Travail = Durée * Capacité. Type de tâche... Si vous modifiez le travail... Si vous modifiez la durée... Si vous modifiez les unités... Tâche à capacité fixe La durée change Le travail change La durée change Tâche à travail fixe La durée change Les unités changent La durée change Tâche à durée fixe Les unités changent Le travail change Le travail change Pour définir un type de tâche par défaut pour l'intégralité du projet, cliquez sur Options dans le menu Outils, puis cliquez sur l'onglet Prévisions. Dans la zone Type de tâche par défaut, sélectionnez Capacité fixe (par défaut), Durée fixe ou Travail fixe. Pour changer le type de tâche pour une tâche individuelle, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur le bouton Informations sur la tâche . Cliquez sur l'onglet Avancées, puis dans la zone Type de tâche, cliquez sur le type souhaité.
Identifier les facteurs qui influent sur les planifications des tâches	Vous pouvez utiliser Project 2007 pour comprendre comment les modifications apportées à une tâche affectent le reste du projet et apprendre à suivre les modifications. Dans le menu Affichage, cliquez sur Afficher la mise en évidence des modifications. Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées sur les modifications et la planification des tâches à l'aide de pilotes de tâches. Sélectionnez une tâche, puis cliquez sur Pilotes de tâches .
Créez une planification initiale ou une planification temporaire, afin de pouvoir ultérieurement la comparer avec votre planification mise à jour. L'enregistrement d'une planification initiale vous permet d'identifier et de résoudre les divergences et de planifier plus précisément les projets ultérieurs similaires.
Enregistrer la planification initiale	Une fois la date de fin, le budget et l'objectif de votre plan de projet définis, vous pouvez le soumettre pour approbation. Lorsqu'il a été approuvé, enregistrez la planification initiale. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Définir la planification initiale.
Afficher les données de planification dans un Diagramme de Gantt	Dans le menu Affichage, cliquez sur Suivi Gantt. Dans la zone de diagramme, les informations de planification sont représentées par la barre de Gantt inférieure pour chaque tâche.
Afficher les données de planification dans une table	Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis sélectionnez Variation. Cette table inclut des champs pour le début et la fin de la planification et des variations.
La mise à jour de l'avancement de votre projet est la seule façon de vous assurer que votre projet se déroule correctement au fur et à mesure que le travail est effectué. À ce stade, il est nécessaire de se concentrer sur la gestion des modifications, la mise à jour du calendrier, le suivi de la progression et la communication des informations relatives au projet. Remarque Project 2007 assure le suivi de trois ensembles de dates : actuelle, planification et réelle. Lorsque vous définissez initialement la planification, actuelle = planification. Lorsqu'une tâche est achevée à 100 %, actuelle = réelle. Il existe des valeurs planification, actuelle et réelle pour la date de début, la date de fin, la durée, le coût et le travail.
Gérer les modifications	La gestion des modifications comprend la modification des durées, des dates, des dépendances, des affectations de ressources ou des tâches en fonction des modifications demandées ou des nouvelles informations. Maintenez les champs actuels à jour et comparez-les à la planification.
Suivre les dates et les durées réelles	Il est conseillé de choisir une unique méthode pour suivre l'avancement. Vous pouvez entrer un pourcentage achevé, les dates de début et de fin réelles, les durées réelles et restantes ou le travail réel et restant. Sélectionnez la tâche pour laquelle vous souhaitez entrer l'avancement réel. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour les tâches. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour les tâches, entrez les données d'avancement dans les champs qui correspondent à votre méthode de suivi.
Suivre les heures et les coûts réels	Si vous souhaitez entrer les heures ou les coûts de travail réels et restants, utilisez la table de suivi. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Suivi. Entrez les données d'avancement dans les champs Travail réel ou Coût réel pour la tâche. Vous pouvez également utiliser la table Suivi pour entrer des pourcentages d'achèvement, des dates de début et de fin réelles et des durées réelles et restantes.
Informez les participants et les membres de l'équipe de l'avancement du projet en leur permettant d'accéder à des affichages et des rapports en ligne ou imprimés. Project 2007 fournit de nombreuses façons d'imprimer et de distribuer les informations relatives au projet, détaillées ou globales, rapidement et efficacement.
Préparer un affichage pour l'impression	Dans le menu Format, cliquez sur Styles du texte ou Styles des barres pour définir les styles qui seront appliqués à plusieurs tâches. Dans le menu Format, cliquez sur Police ou Barre pour mettre en forme les éléments individuels d'une tâche spécifique. Cliquez sur Échelle de temps, Quadrillageou Disposition dans le menu Format pour modifier ces aspects dans l'affichage actuel.
Imprimer un affichage sous la forme d'un rapport	Définissez l'affichage actuel comme vous souhaitez qu'il s'imprime. Dans le menu Fichier, cliquez sur Aperçu avant impression pour vérifier la mise en page. Pour imprimer l'affichage, cliquez sur Imprimer.
Générer un rapport	Dans le menu Rapport, cliquez sur Rapports visuels pour visualiser les données de votre projet sous forme de rapports de tableau croisé dynamique dans Microsoft Office Excel 2007 et de diagrammes croisés dynamiques dans Microsoft Office Visio Professional 2007. Vous pouvez également visualiser des rapports qui ne nécessitent pas Excel ou Visio. Dans le menu Rapport, cliquez sur Rapports. Double-cliquez sur une catégorie de rapports, puis sur le rapport prédéfini. Entrez les informations demandées. Un aperçu avant impression du rapport est affiché. Pour imprimer le rapport, cliquez sur Imprimer.
Ajouter un champ (colonne) à une table	Cliquez n'importe où dans une colonne à gauche de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle colonne. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne. Dans la zone Nom de champ, cliquez sur le nom du champs que vous souhaitez ajouter en tant que nouvelle colonne.
Personnaliser les affichages	Dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages. Cliquez sur Créer ou Modifier. Dans la boîte de dialogue Définition d'un affichage, spécifiez la table, le groupe et le filtre à utiliser pour définir l'affichage.
Personnaliser les tables	Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Plus de tables. Cliquez sur Créer ou Modifier. Dans la boîte de dialogue Définition d'une table, spécifiez les informations que vous souhaitez inclure dans la table.
Personnaliser les groupes	Dans le menu Projet, pointez sur Regrouper par, puis cliquez sur Plus de groupes. Cliquez sur Nouveau ou Modifier. Dans la boîte de dialogue Définition du groupe, spécifiez comment regrouper les informations du projet.
Personnaliser les filtres	Dans le menu Projet, pointez sur Filtré pour, puis cliquez sur Plus de filtres. Cliquez sur Créer ou Modifier. Dans la boîte de dialogue Définition d'un filtre, spécifiez comment filtrer les informations du projet.
Ce n'est pas parce que votre projet est presque terminé, que votre travail l'est aussi. Vous devez résoudre les derniers détails de votre projet et obtenir l'acceptation du client pour les livrables finaux. Procédez à une session « leçons apprises », afin de noter les domaines d'amélioration et les meilleures pratiques. Apportez les dernières mises à jour au plan du projet. Enfin, archivez le plan du projet selon les directives de votre société.
Créer un rapport final	Dans le menu Rapport, cliquez sur Rapports visuels pour visualiser les données de votre projet sous forme de rapports de tableau croisé dynamique dans Excel 2007 et de diagrammes croisés dynamiques dans Visio Professional 2007. Vous pouvez également visualiser des rapports qui ne nécessitent pas Excel ou Visio. Dans le menu Rapport, cliquez sur Rapports. Double-cliquez sur une catégorie de rapports, puis sur le rapport prédéfini. Entrez les informations demandées. Un aperçu avant impression du rapport est affiché. Pour imprimer le rapport, cliquez sur Imprimer.
Enregistrer un projet sous forme de modèle	Une fois votre projet terminé, tirez parti de ce que vous avez appris lors du projet en créant un modèle pour les projets à venir. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis dans la zone Type de fichier, cliquez sur Modèle.