Projektinhallinnan pikaopas

Suunnitelman tekeminen Suunnitelma Uusi projekti Aloitus	PROJEKTI on sarja mutkikkaita, ei-rutiinitehtäviä, joilla on tietty yksittäinen tavoite. PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ vastaa projektin laajuuden hallinnasta, projektiin varatusta ajasta ja projektin budjetista. Projektin aloitusvaiheessa projektipäällikkö tutkii projektiehdotuksen sopivuutta yrityksen yleiseen toimintasuunnitelmaan. Ennen uuden projektin aloittamista yrityksen täytyy selvittää, onko projekti yhdenmukainen yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa. Kun organisaation tavoitteet ovat selvillä, sen johtajisto voi tarkastella tiettyjä projektiehdotuksia lähtökohtaisesti siten, että toiminnan kannalta välttämättömät toimet asetetaan etusijalle ja yrityksen tavoitteiden kannalta toisarvoiset toimet asetetaan tärkeysjärjestyksessä alemmas. Pääasiallinen rahoittaja määritetään aloitusvaiheessa. Alkuvaiheessa kehitetään ylemmän tason arvio projektikokonaisuudesta ja kartoitetaan projektin rajoitukset sekä tekniset ja taloudelliset vaatimukset. Projektipäällikkö nimetään ja projektisuunnitelmalle valmistellaan paikka Microsoft Office Project 2003:een, Microsoft Project 2002:een tai Microsoft Project 2000:een. Uuden projektin aloittaminen Luo uusi projektitiedosto: Valitse Project 2003:n Tiedosto-valikosta Uusi. Valitse projektioppaassa Tyhjä projekti. (Valitse Microsoft Project 2000:ssa Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse Yleiset-välilehdestä Tyhjä projekti. Kirjoita projektin alkamispäivä Projektitiedot-valintaikkunan Alkamispäivämäärä-ruutuun.) Luo uusi projekti mallin pohjalta: Valitse Tiedosto-valikosta Uusi. Valitse Uusi projekti -tehtäväruudussa Omassa tietokoneessa (valitse Microsoft Project 2002:ssa Yleiset mallit) ja valitse Projektimallit-välilehti. Napsauta haluamaasi mallia. (Valitse Microsoft Project 2000:ssa Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse Projektimallit-välilehti. Napsauta haluamaasi välilehteä.) Määritä projektin alkamispäivä: Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. Kirjoita projektin alkamispäivä Alkamispäivämäärä-ruutuun. Määritä projektikalenteri: Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. Määritä projektin työ- ja vapaapäivät kellonaikoineen. Tallenna projektitiedosto: Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. Kirjoita projektin nimi Tiedostonimi-ruutuun. Suunnitteluvaiheessa laaditaan toimiva suunnitelma projektin tavoitteiden toteuttamiseksi. Suunnitteluvaiheessa selvitetään projektin välitavoitteet, tulokset ja tehtävät. Tämä suunnitelma voi toimia WBS-rakenteenasi. Jalosta aikataulua edelleen ja osoita projektin toteuttamiseen tarvittavat resurssit. Uuden suunnitelman luominen Syötä tehtävät: Varmista, että Syöttö-taulukon sisältävä Gantt-kaavio on näkyvissä. Kirjoita tehtävät Tehtävän nimi -kenttään. Tehtävät voivat olla yhteenvetotehtäviä, välitavoitetehtäviä tai WBS-kohteita. Jäsennä tehtävät: Luo oma tehtävähierarkia, jossa tehtävät ja välitavoitteet ovat yhteenvetotehtävien alla. Ne voivat esittää työvaiheita tai jotakin muuta työn jaotteluperustetta. Napsauta tehtävää (tai useita tehtäviä) ja napsauta muotoilutyökalurivin Sisennä- tai Ulonna-painiketta. Määritä kestot: Napsauta tehtävän Kesto-kenttää ja lisää kesto, joka voi olla esimerkiksi 4h. Voit määrittää välitavoitteen ilman kestoa kirjoittamalla 0d. Jos haluat osoittaa, että kesto on arvio, lisää kenttään kysymysmerkki. Voit kirjoittaa esimerkiksi 6d?. Määritä tehtävien väliset riippuvuussuhteet: Valitse linkitettävät tehtävät ja napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta. Jos haluat muuttaa Lopusta alkuun -oletusriippuvuustyyppiä, kaksoisnapsauta muutettavan tehtävän linkkiviivaa ja valitse tehtävälinkki Laji-luettelosta.

Perusaikataulun määrittäminen Resurssien varaaminen Toteutus Hallinta	Resurssien määrittäminen ja varaaminen Määritä resurssivaranto: Valitse Näytä-valikosta Resurssitaulukko. Kirjoita Resurssin nimi -kenttään niiden resurssien nimet, joita tässä projektissa on tarkoitus käyttää. Varaa resursseja tehtäviin: Valitse Näytä-valikosta Gantt-kaavio. Valitse tehtävä, jolle haluat varata resurssin. Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. Napsauta resurssien nimiä Varaa resurssit -valintaikkunassa ja valitse Varaa. Tehtävälaji tutuksi: Kun olet varannut resurssit, tehtävälaji määrittää tehtävän ajoitustavan. Voit määrittää oletustehtävälajin koko projektille valitsemalla Työkalut-valikosta Asetukset ja valitsemalla Aikataulu-välilehden. Valitse Oletustehtävälaji-ruudusta Kiinteät resurssit (oletusarvo), Kiinteä kesto tai Kiinteä työmäärä. Jos haluat muuttaa yksittäisen tehtävän tehtävälajia, valitse tehtävä ja napsauta vakiotyökalurivin Tehtävätiedot-painiketta. Valitse Lisäasetukset-välilehti ja napsauta luotavan tehtävän tehtävälajia Tehtävälaji-ruudussa. Työmäärä, kesto ja resurssit (% varattuna) määräytyvät tämän kaavan mukaan: Työmäärä = kesto * resurssit Tehtävälaji Tämä muuttuu, kun resurssi lisätään tai poistetaan… Tämä muuttuu, kun kestoa muutetaan... Tämä muuttuu, kun yksiköitä muutetaan… Kiinteä kesto Resurssit Työmäärä Työmäärä Kiinteä työmäärä Kesto Resurssit Kesto Kiinteät yksiköt Kesto Työmäärä Kesto Projektin perusaikataulun määrittäminen Tallenna perusaikataulu: Kun päättymispäivämäärä, budjetti ja laajuus on määritetty mahdollisimman optimaalisesti projektisuunnitelmaan, voit lähettää suunnitelman hyväksyttäväksi. Kun suunnitelma on hyväksytty, tallenna perusaikataulu. Valitse Työkalut-valikosta Seuranta ja valitse Tallenna perusaikataulu. Tarkastele perusaikataulun tietoja Gantt-kaaviossa: Valitse Näytä-valikosta Tracking Gantt. Kunkin tehtävän perusaikataulun tiedot ovat kaavioalueen alemmassa Gantt-kaaviossa. (Valitse Microsoft Project 2000:ssa Näytä-valikosta Lisää näkymiä ja kaksoisnapsauta Tracking Gantt -kohdetta.) Tarkastele perusaikataulun tietoja taulukossa: Valitse Näytä-valikosta Taulukko ja valitse Varianssi. Tässä taulukossa on perusaikataulun kentät ja varianssin alkamis- ja päättymisajat. Toteutus- ja hallintavaiheessa henkilöitä ja muita resursseja ohjataan toteuttamaan projekti projektisuunnitelman mukaisesti. Työn tässä vaiheessa keskitytään muutosten hallintaan, aikataulupäivitysten lisäämiseen, tilanteen seurantaan ja projektitietojen välittämiseen. Ryhmän jokainen jäsen suorittaa projektin laajuuden mukaisesti heille määritetyt projektitehtävät ja antavat omalla työllään panoksensa projektin eteen.

Tietojen välittäminen ja raportointi Projektin päättäminen Sulkeminen Päivitykset & Seuranta	Tilanteen päivittäminen Hallitse muutoksia: Muokkaa kestoja, päivämääriä, riippuvuussuhteita, resurssivarauksia tai tehtäviä pyydettyjen muutosten tai muuttuneiden tietojen mukaisesti. Pidä nykyiset kentät ajan tasalla ja vertaa niitä perusaikatauluun. Seuraa todellisia päivämääriä ja kestoja: Tilanteen seurannassa kannattaa käyttää yksittäistä menetelmää. Voit syöttää prosenttia valmiina -luvun, todellisen alkamis- ja päättymispäivämäärän, todellisen ja jäljellä olevan keston tai todellisen ja jäljellä olevan työmäärän. Valitse tehtävä, jonka todellisen tilanteen haluat lisätä. Valitse Työkalut-valikosta Seuranta ja valitse Päivitä tehtävät. Kirjoita tilannetiedot % valmiina-, Tod. kesto.- ja Jälj. kesto.-kenttiin tai Tod. alkaminen- ja Tod. päättyminen -kenttiin. Seuraa todellisia tunteja ja kustannuksia: Jos haluat lisätä todellisen ja jäljellä olevan työn tunnit tai kustannukset, käytä Seuranta-taulukkoa. Valitse Näytä-valikosta Taulukko ja valitse Seuranta. Kirjoita tilannetiedot tehtävän Tod. työ- tai Tod. kust. -kenttiin. Seuranta-taulukkoon voit lisätä myös prosenttia valmiina -tiedot, todelliset alkamis- ja päättymispäivät sekä todellisen ja jäljellä olevan keston. Huomautus Project seuraa kolmea päivämääräjoukkoa, jotka ovat nykyiset päivämäärät, perusaikataulun päivämäärät ja todelliset päivämäärät. Kun perusaikataulu ensimmäisen kerran määritetään, nykyinen arvo ja perusaikataulun arvo vastaavat toisiaan. Kun tehtävä on suoritettu 100-prosenttisesti, nykyinen arvo ja todellinen arvo vastaavat toisiaan. Alkamispäivämäärällä, päättymispäivämäärällä, kestolla, kustannuksilla ja työllä on perusaikataulun arvo, nykyinen arvo ja todellinen arvo. Projektitietojen välittäminen Muotoile näkymä tulostamista varten: Määritä tyylit, joita on tarkoitus käyttää useissa tehtävissä, valitsemalla Muotoile-valikosta Tekstityylit ja Palkkityylit. Voit myös muotoilla tiettyjen tehtävien yksittäisiä elementtejä valitsemalla Muotoile-valikosta Fontti ja Palkki. Valitsemalla Muotoile-valikosta Aikajana, Ruudukko tai Asettelu voit muuttaa näitä ominaisuuksia nykyisen näkymän osalta. Tulosta näkymä raporttina: Määritä nykyinen näkymä sellaiseksi kuin haluat sen näyttävän tulostettuna. Voit tarkastella asettelun näkymää valitsemalla Tiedosto-valikosta Esikatselu. Kun olet valmis, valitse Tulosta. Luo raportti: Valitse Näytä-valikosta Raportit. Kaksoisnapsauta raporttiluokkaa ja kaksoisnapsauta sitten esimääritettyä raporttia. Lisää tarvittavat tiedot. Näkyviin tulee raportin esikatselu. Voit tulostaa raportin valitsemalla Tulosta. Lisää taulukkoon kenttä (sarake): Napsauta sen kohdan vasemmalla puolella olevaa saraketta, johon haluat lisätä uuden sarakkeen. Valitse Lisää-valikosta Sarake. Napsauta Kentän nimi -ruudussa sen kentän nimeä, joka on tarkoitus lisätä uutena sarakkeena. Mukauta näkymät: Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. Valitse Uusi tai Muokkaa. Määritä Näytä määritykset -valintaikkunassa taulukko, ryhmä ja suodatin, jolla haluat määrittää näkymän. Mukauta taulukot: Valitse Näytä-valikosta Taulukko ja valitse Lisää taulukkoja. Valitse Uusi tai Muokkaa. Määritä Taulukon määritys -valintaikkunassa tiedot, jotka haluat sisällyttää taulukkoon. Mukauta ryhmät: Valitse Projekti-valikosta Ryhmittele ja valitse Lisää ryhmiä. Valitse Uusi tai Muokkaa. Määritä projektitietojen ryhmittelytapa ryhmämääritysten valintaikkunassa. Mukauta suodattimet: Valitse Projekti-valikosta Suodatettu ja valitse Lisää suodattimia. Valitse Uusi tai Muokkaa. Määritä projektitietojen suodatustapa suodatusmääritysten valintaikkunassa. Loppuvaiheessa projektin viimeisetkin yksityiskohdat viimeistellään. Epäselviksi jääneet projektin kohdat selvitetään ja lopputuotteille hankitaan asiakkaan hyväksyntä. Tässä vaiheessa kannattaa myös miettiä, mitä projektista opittiin, ja kirjata parannuksia kaipaavat alueet ja hyväksi todetut menetelmät seuraavia projekteja varten. Aivan lopuksi projektisuunnitelmaan tehdään viimeiset päivitykset ja projektisuunnitelma arkistoidaan yrityksen käytäntöjen mukaisesti.

© 2004 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään.