Guía de referencia rápida de administración de proyectos

Iniciar Crear un plan Nuevo proyecto Plan	Un PROYECTO es una serie compleja de tareas no rutinarias dirigidas a lograr un objetivo único concreto. El ADMINISTRADOR DEL PROYECTO se encarga de lograr un equilibrio entre el ámbito del proyecto, el tiempo disponible para llevarlo a cabo y el presupuesto. La fase inicial de la administración de un proyecto incluye el análisis de la adecuación estratégica de la propuesta. Antes de iniciar un nuevo proyecto, la organización debe determinar si encaja en sus objetivos estratégicos. La comprensión de los objetivos de la organización puede ayudar a los ejecutivos a identificar algunas propuestas de proyectos centrándose en las actividades esenciales para los objetivos como máxima prioridad y en los demás proyectos periféricos para los objetivos de la organización como prioridad menor. Durante la fase inicial, es necesario identificar un patrocinador ejecutivo. Es preciso llevar a cabo una evaluación de alto nivel de la operación y los límites y requisitos técnicos y financieros del proyecto. Es necesario identificar un administrador del proyecto y configurar un plan de marcadores de posición del proyecto en Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 o Microsoft Project 2000. Comenzar un nuevo proyecto Crear un nuevo archivo de proyecto: en el menú Archivo de Project 2003, haga clic en Nuevo. En la guía del proyecto, haga clic en Proyecto en blanco (en Microsoft Project 2000, haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo y, a continuación, en la ficha General, haga clic en Proyecto en blanco; en el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba la fecha de inicio del proyecto en el cuadro Fecha de inicio). Crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla: En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en la opción En mi PC (o en Plantillas generales en Microsoft Project 2002) y, a continuación, haga clic en la ficha Plantillas de Project. Haga clic en la plantilla que desee (en Microsoft Project 2000, haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo, haga clic en la ficha Plantillas de Project y después en la plantilla que desee). Especificar la fecha de inicio del proyecto: en el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. En el cuadro Fecha de inicio, especifique la fecha de inicio del proyecto. Definir el calendario del proyecto: en el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Identifique los días y horas laborables y no laborables del proyecto. Guardar el archivo del proyecto: en el menú Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del proyecto. La fase de planificación consiste en idear un esquema viable para alcanzar los objetivos y resultados que se pretende lograr con el proyecto. En la fase de planificación, se identifican las etapas, entregas y tareas del proyecto. Este plan puede ser la estructura de descomposición del trabajo (EDT). Asimismo, se desarrolla y refina una programación, y se identifican los recursos necesarios para la implementación del proyecto. Crear un nuevo plan Especificar las tareas: asegúrese de que se muestre el diagrama de Gantt con la tabla de entradas. En el campo Nombre de tarea, especifique las tareas. Las tareas pueden ser de resumen, de etapas o elementos de EDT. Esquema de tareas: cree una jerarquía de tareas que incluya tareas y etapas bajo las tareas de resumen, que pueden representar fases u otro tipo de divisiones del trabajo. Haga clic en una tarea (o en varias tareas) y, a continuación, haga clic en el botón Sangría o Anular sangría de la barra de herramientas Formato. Especificar las duraciones: haga clic en el campo Duración de una tarea y especifique una duración; por ejemplo, escriba 4h. Para especificar una etapa sin duración, escriba 0d. Para indicar que una duración es una estimación, agregue un signo de interrogación; por ejemplo, escriba 6d?. Especificar las dependencias entre tareas: seleccione las tareas que desea vincular y, a continuación, haga clic en el botón Vincular tareas de la barra de tareas Estándar. Para cambiar el tipo de dependencia predeterminado, Fin a comienzo, haga doble clic en la línea de tareas que desea cambiar y, a continuación, seleccione un vínculo de tarea en la lista Tipo.

Asignar recursos Establecer la línea de base Ejecutar Control	Definir y asignar recursos Definir el fondo de recursos: en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el campo Nombre del recurso, escriba los nombres de los recursos que se van a emplear en el proyecto. Asignar recursos a tareas: en el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. Seleccione una tarea a la que desee asignar un recurso. En la barra de tareas Estándar, haga clic en el botón Asignar recursos. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, haga clic en los nombres de los recursos y, a continuación, haga clic en Asignar. Conocer los tipos de tareas: desde el momento en que se asignan los recursos, el tipo de tarea determina su programación. Para establecer un tipo de tarea predeterminado para todo el proyecto, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Programación. En el cuadro Tipo de tarea predeterminado, seleccione Unidades fijas (el valor predeterminado), Duración fija o Trabajo fijo. Para cambiar el tipo de una sola tarea, selecciónela y, a continuación, haga clic en el botón Información de la tarea de la barra de tareas Estándar. Haga clic en la ficha Avanzado y, a continuación, en el cuadro Tipo de tarea, haga clic en el tipo de tarea que desea crear. El trabajo, la duración y las unidades (porcentaje asignado) se determinan mediante a siguiente fórmula: Trabajo = Duración * Unidades Tipo de tarea Esto cambia al agregar o quitar un recurso… Esto cambia al modificar la duración... Esto cambia al modificar las unidades… Duración fija Unidades Trabajo Trabajo Trabajo fijo Duración Unidades Duración Unidades fijas Duración Trabajo Duración Establecer la línea de base del proyecto Guardar el plan de línea de base: Una vez optimizado el plan del proyecto en cuanto a fecha de finalización, presupuesto y ámbito, puede enviarlo para su aprobación. Cuando se haya aprobado el plan de línea de base, guárdelo. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base. Ver los datos de línea de base en un diagrama de Gantt: en el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. En el área de gráficos, la información de línea de base se muestra como la menor de dos barras de Gantt para cada tarea (en Microsoft Project 2000, haga clic en Más vistas en el menú Ver y haga doble clic en Gantt de seguimiento). Ver los datos de la línea de base en una tabla: en el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, seleccione Variación. Esta tabla incluye los campos de la línea de base y de variación de inicio y de fin. La fase de ejecución y control consiste en coordinar los recursos humanos y de otro tipo para llevar a cabo el plan tal como está definido en la planificación del proyecto. Las entregas de esta fase se centran en administrar los cambios, actualizar la programación y comunicar la información del proyecto. Cada miembro del equipo realiza tareas definidas dentro del ámbito del proyecto, con lo que se garantiza su contribución al éxito del mismo.

Actualización y seguimiento Cerrar el proyecto Cerrar Comunicación e informes	Progreso de la actualización Administrar los cambios: modifique las duraciones, las fechas, las dependencias, las asignaciones de recursos y las tareas en función de los cambios solicitados o la nueva información recibida. Mantenga actualizados los campos actuales y compárelos con la línea de base. Seguimiento de las fechas y duraciones reales: lo mejor es decidirse por un único método para realizar el seguimiento del progreso. Puede elegir entre los siguientes: porcentaje completado, fechas de comienzo y fin reales, duraciones reales y restantes, o trabajo real y restante. Seleccione la tarea cuyo proceso real desee especificar. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas. Escriba los datos del progreso en los campos % completado, Duración real y Duración restante, o en los campos Comienzo real y Fin real. Seguimiento de las horas y los costos reales: Si desea especificar las horas de trabajo y costos reales y restantes, utilice la tabla de seguimiento. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Seguimiento. Escriba los datos del progreso en los campos Trabajo real y Costo real de la tarea. También puede usar la tabla de seguimiento para especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, y la duración real y restante. Nota Project realiza el seguimiento de tres conjuntos de fechas: actuales, de línea de base y reales. Al establecer la línea de base por primera vez, la fecha actual es igual a la de línea de base. Una vez completado el 100% de una tarea, la fecha actual es igual a la real. El trabajo, el costo, la duración, la fecha de comienzo y la de fin tienen valores reales, actuales y de línea de base. Comunicar la información del proyecto Aplicar un formato a una vista para su impresión: en el menú Formato, haga clic en Estilos de texto y Estilos de barras para configurar los estilos que se van a aplicar a varias tareas, o bien, en el menú Formato, haga clic en Fuente y en Barra para aplicar un formato a elementos individuales para una tarea concreta. Haga clic en las opciones Escala temporal, Cuadrícula o Diseño del menú Formato para modificar esos aspectos en la vista actual. Imprimir una vista en forma de informe: configure la vista actual para que tenga el aspecto que desee a la hora de imprimirla. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar para comprobar el diseño de la vista. Cuanto esté listo, haga clic en Imprimir. Generar un informe: en el menú Ver, haga clic en Informes. Haga doble clic en una categoría de informes y, a continuación, haga clic en el informe predefinido. Escriba la información que se haya solicitado. Aparecerá una vista preliminar del informe. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir. Agregar un campo (o columna) a una tabla: haga clic en cualquier parte de la columna a cuya izquierda desee insertar la nueva columna. En el menú Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre del campo, haga clic en el nombre del campo que desea agregar como nueva columna. Personalizar vistas: en el menú Ver, haga clic en Más vistas. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de diálogo Ver definición, especifique la tabla, grupo y filtro que desea utilizar para definir la vista. Personalizar tablas: En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Más tablas. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de diálogo Definición de tabla, especifique la información que desea incluir en la tabla. Personalizar grupos: En el menú Proyecto, seleccione Agrupar por y, a continuación, haga clic en Más grupos. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de diálogo Definición de grupo, especifique cómo desea agrupar la información del proyecto. Personalizar filtros: En el menú Proyecto, seleccione Filtro para y, a continuación, haga clic en Más filtros. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de diálogo Definición de filtro, especifique cómo desea filtrar la información del proyecto. La etapa de cierre incluye los detalles finales para completar el proyecto. Ultime los detalles del proyecto y obtenga del cliente la aceptación de las entregas finales. Lleve a cabo una sesión de lecciones aprendidas para registrar la información relacionada con las áreas que deben mejorarse y las prácticas recomendadas. Realice las actualizaciones finales del plan del proyecto. Finalmente, archive el plan del proyecto de acuerdo con las directrices de archivo de datos de proyectos de su organización.

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