Kurzübersichtshandbuch für Projektmanagement

Plan erstellen Neues Projekt Initiieren Plan	Ein PROJEKT ist eine umfangreiche Serie von speziellen Aufgaben, die auf das Erreichen eines bestimmten Ziels abgestimmt werden. Der PROJEKTMANAGER muss den Umfang des Projekts, die dafür zur Verfügung stehende Zeit und das dafür zur Verfügung stehende Budget ausarbeiten. In der Anfangsphase muss das Projektmanagement untersuchen, ob das Projekt strategisch für die Firma geeignet ist. Eine Organisation muss bestimmen, ob ein Projekt in die Firmenstrategie passt, bevor das Projekt begonnen wird. Die Geschäftsführung kann leichter bestimmen, ob die vorgeschlagenen Projekte mission-critical sind und damit hohe Priorität haben, oder ob sie die Ziele der Organisation nur peripher unterstützen und damit geringe Priorität haben. Während der Anfangsphase sollte ein Executive Sponsor benannt werden. Auf höherer Ebene müssen der Business Case eines Projekts entwickelt sowie Projekteinschränkungen und Anforderungen im technischen und finanziellen Bereich ausgelotet werden. Es sollte ein Projektmanager angegeben und ein Platzhalterprojektplan in Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 oder Microsoft Project 2000 eingerichtet werden. Ein neues Projekt einleiten Erstellen einer neuen Projektdatei: Klicken Sie in Projekt 2003 im Menü Datei auf Neu. Klicken Sie im Projektberater auf Leeres Projekt. (In Microsoft Project 2000, klicken Sie im Menü Datei auf Neu, und anschließend auf der Registerkarte Allgemein auf Leeres Projekt. Geben Sie im Dialogfeld Projektinfo im Feld Startdatum das Datum des Projektstarts ein.) Erstellen eines neuen Projekts aus einer Vorlage: Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. Klicken Sie im Arbeitsbereich Neues Projekt auf Auf meinem Computer (oder in Microsoft Project 2002 auf Allgemeine Vorlagen), und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Projektvorlagen. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. (In Microsoft Project 2000, klicken Sie im Menü Datei auf Neu und anschließend auf die Registerkarte Projektvorlagen. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.) Angeben des Datums des Projektstarts: Klicken Sie im Menü Projekt auf Projektinfo. Geben Sie im Feld Startdatum das Datum des Projektstarts ein. Festlegen des Projektkalenders: Klicken Sie im Menü Extras auf Arbeitszeit ändern. Geben Sie die Arbeitstage und -zeiten sowie die nicht freien Tage und Zeiten für das Projekt ein. Speichern der Projektdatei: Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie im Feld Dateiname den Projektnamen ein. In der Planungsphase wird ein realistisches Konzept zum Erreichen der Projektziele und -ergebnisse entwickelt. Sie identifizieren die Meilensteine, Lieferungen und Aufgaben. Dieser Plan kann Ihrem Projektstrukturplan (PSP) entsprechen. Sie entwickeln und untergliedern den Zeitplan, und identifizieren die für das Projekt benötigten Ressourcen. Erstellen eines neuen Plans Eingeben der Vorgänge: Stellen Sie sicher, dass im Standardbalkendiagramm die Eingabetabelle angezeigt wird. Geben Sie im Feld Vorgangsname die Vorgänge ein. Auch Sammelvorgänge, Meilensteine und PSP-Elemente können in den Vorgängen enthalten sein. Gliedern der Vorgänge: Erstellen Sie die Vorgangshierarchie und Meilensteine unter Sammelvorgängen, die Phasen und andere Arbeitsunterteilungen darstellen können. Klicken Sie auf einen Vorgang (oder mehrere Vorgänge), und klicken Sie anschließend in der Symbolleiste Format auf die Schaltfläche Tiefer stufen oder Höher stufen. Eingeben der Dauer: Klicken Sie für einen Vorgang auf das Feld Dauer und geben Sie eine Dauer ein, z. B. 4 h. Zum Eingeben eines Meilensteins ohne eine Dauer, geben Sie 0 d ein. Wenn eine Dauer als Schätzwert gekennzeichnet werden soll, fügen Sie ein Fragezeichen hinzu, z. B. 6 d?. Angeben der Anordnungsbeziehungen: Wählen Sie die zu verknüpfenden Vorgänge aus, und klicken Sie anschließend in der Symbolleiste Standardausführung auf die Schaltfläche Vorgänge verknüpfen. Um die Standardeinstellung für den Ende-Anfang-Anordnungsbeziehungstyp zu ändern, doppelklicken Sie auf die Verknüpfungslinie der zu verändernden Vorgänge, und wählen Sie anschließend eine Vorgangsverknüpfung auf der Liste Typ aus.
Zuordnen von Ressourcen Festlegen des Basisplans Ausführung Steuerung	Definieren und Zuordnen von Ressourcen Definieren des Ressourcenpools: Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ressource: Tabelle. Geben Sie im Feld Ressourcenname den Namen der in diesem Projekt eingesetzten Ressourcen an. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen: Klicken Sie im Menü Ansicht auf Balkendiagramm (Gantt). Wählen Sie den Vorgang aus, dem Sie eine Ressource zuordnen möchten. Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Ressourcen zuordnen. Klicken Sie im Dialogfeld Ressourcen zuordnen auf den (die) Ressourcennamen und klicken Sie dann auf Zuordnen. Festlegen der Vorgangsart: Wenn Sie Ressourcen zugeordnet haben, legt die Vorgangsart die Zeitplanung für den Vorgang fest. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Terminplan. Klicken Sie im Feld Standardvorgangsart auf Feste Einheiten (die Standardeinstellung), Feste Dauer oder Feste Arbeit. Wählen Sie zum Ändern der Vorgangsart für einen bestimmten Vorgang den betreffenden Vorgang aus, und klicken Sie dann in der Standardsymbolleiste auf Informationen zum Vorgang. Klicken Sie auf die Registerkarte Spezial, und klicken Sie dann im Feld Vorgangsart auf die zu erstellende Vorgangsart. Arbeit, Einheiten und Dauer (prozentuale Zuteilung) werden mit der Formel Arbeit = Dauer * Einheiten bestimmt. Vorgangsart Das Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen hat Auswirkungen auf... Das Ändern der Dauer hat Auswirkungen auf... Das Ändern der Einheiten hat Auswirkungen auf... Feste Dauer Einheiten Arbeit Arbeit Feste Arbeit Dauer Einheiten Dauer Feste Einheiten Dauer Arbeit Dauer Festlegen des Projektbasisplans Speichern des Basisplans: Nach der Optimierung des Projektplans hinsichtlich Endtermin, Budget und Umfang können Sie den Plan zur Bewilligung vorlegen. Speichern Sie den Basisplan nach der Bewilligung. Zeigen Sie im Menü Extras auf Überwachung, und klicken Sie anschließend auf Basisplan speichern. Anzeigen der Basisplandaten in einem Balkendiagramm: Die Basisplaninformationen für die einzelnen Vorgänge werden im unteren der beiden Balkendiagramme angezeigt. (Klicken Sie in Microsoft Project 2000 im Menü Ansichten auf Weitere Ansichten, und doppelklicken Sie dann auf Balkendiagramm: Überwachung.) Anzeigen der Basisplandaten in einer Tabelle: Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Tabelle und wählen Sie dann Abweichung aus. Die Tabelle enthält Felder für geplante(n) Anfang und Ende sowie Varianz. In der Ausführungs- und Steuerungsphase werden Arbeitskräfte und andere Ressourcen koordiniert, um den Plan, wie im Projektplan festgelegt, umzusetzen. In dieser Phase geht es vor allem um das Verwalten von Änderungen, Aktualisieren von Zeitplänen, Überwachen von Fortschritten und das Kommunizieren von Projektinformationen. Jedes Teammitglied ist für das Bearbeiten von definierten Aufgaben aus dem Gesamtprojektumfang verantwortlich und trägt damit zum Gelingen des Projekts bei.

Kommunizieren und Berichten Abschließen des Projekts Aktualisieren & Überwachen Abschließen	Aktualisieren des Fortschritts Verwalten von Änderungen: Sie können die Dauer, Termine, Abhängigkeiten, Ressourcenzuordnungen und Aufgaben ändern, wenn Änderungswünsche oder neue Informationen dies erfordern. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf und vergleichen Sie sie mit dem Basisplan. Überwachen von aktuellen Daten und Dauer: Es wird empfohlen, dass Sie eine Methode für die Fortschrittsüberwachung auswählen. Sie können die abgeschlossenen Vorgänge als Prozentzahl eingeben oder aktuelle Anfangs- und Enddaten, die aktuelle und verbleibende Dauer oder die aktuelle und verbleibende Arbeit eingeben. Wählen Sie den Vorgang aus, für den der aktuelle Fortschritt angezeigt werden soll. Zeigen Sie im Menü Extras auf Überwachung, und klicken Sie dann auf Vorgänge aktualisieren. Geben Sie Fortschrittsdaten in die Felder % Abg., Akt. Dauer und Verbl. Dauer ein oder in die Felder Akt. Anfang und Akt. Ende. Überwachen aktueller Arbeitsstunden und Kosten: Verwenden Sie die Tabelle Überwachung, um aktuelle und verbleibende Arbeitsstunden und Kosten einzugeben. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Tabelle, und klicken Sie dann auf Überwachung. Geben Sie Fortschrittsdaten für den Vorgang in die Felder Akt. Arbeit und Akt. Kosten ein. Sie können die Tabelle Überwachung auch zum Eingeben von Informationen zur prozentualen Fertigstellung, zu aktuellen Anfangs- und Enddaten sowie zur aktuellen und verbleibenden Dauer verwenden. Hinweis Project überwacht drei Gruppen von Daten: aktuelle Daten, Basisplandaten und derzeitige Daten. Wenn Sie den Basisplan erstellen, gilt Folgendes: derzeitige Daten = Basisplandaten. Wenn ein Vorgang zu 100 % abgeschlossen ist, gilt Folgendes: derzeitige Daten = aktuelle Daten. Aktuelle, Basisplan- und derzeitige Werte sind für Anfangs- und Enddatum, Dauer, Kosten und Arbeit verfügbar. Kommunizieren von Projektinformationen Formatieren einer Ansicht für den Druck: Klicken Sie im Menü Formate auf Textarten bzw. auf Balkenarten, um Einstellungen für mehrere Vorgänge festzulegen. Wenn Sie einzelne Elemente eines bestimmten Vorgangs formatieren möchten, klicken Sie im Menü Format auf Schrift bzw. auf Balken. Klicken Sie im Menü Format auf Zeitskala, Gitternetzlinien bzw. Layout, um diese Aspekte der aktuellen Ansicht zu ändern. Drucken einer Ansicht als Bericht: Richten Sie die aktuelle Ansicht so ein, wie Sie sie drucken möchten. Klicken Sie im Menü Datei auf Seitenansicht, um das Layout der Ansicht zu überprüfen. Klicken Sie anschließend auf Drucken. Erzeugen von Berichten: Klicken Sie im Menü Ansicht auf Berichte. Doppelklicken Sie auf eine Berichtskategorie und doppelklicken Sie dann auf den vordefinierten Bericht. Geben Sie die gewünschten Informationen ein. Klicken Sie auf Drucken, um den Bericht zu drucken. Hinzufügen von Feldern (Spalten) zu einer Tabelle: Klicken Sie zum Einfügen einer neuen Spalte auf eine beliebige Stelle in der Spalte links der einzufügenden Spalte. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Spalte. Klicken Sie im Feld Feldname auf den Namen des Feldes, das als neue Spalte eingefügt werden soll. Anpassen von Ansichten: Klicken Sie im Menü Ansicht auf Weitere Ansichten. Klicken Sie auf Neu oder auf Bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Definition der Ansicht die Tabelle, Gruppe und den Filter an, die bzw. den Sie zum Definieren der Ansicht verwenden möchten. Anpassen von Tabellen: Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Tabelle, und klicken Sie dann auf Weitere Tabellen. Klicken Sie auf Neu oder auf Bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Tabellendefinition die Informationen an, die in die Tabelle aufgenommen werden sollen. Anpassen von Gruppen: Zeigen Sie im Menü Projekt auf Gruppieren nach, und klicken Sie dann auf Weitere Gruppen. Klicken Sie auf Neu oder auf Bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Gruppendefinition an, wie die Projektinformationen gruppiert werden sollen. Anpassen von Filtern: Zeigen Sie im Menü Projekt auf Filter, und klicken Sie dann auf Weitere Filter. Klicken Sie auf Neu oder auf Bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Filterdefinition an, wie die Projektinformationen gefiltert werden sollen. Zur Phase Abschließen gehören noch einige Schritte, die ein Projekt zum Abschluss bringen. Klären Sie die letzten Details, und holen Sie die Bestätigung des Kunden für geleistete Lieferungen ein. Tragen Sie die nützlichen Erfahrungen aus diesem Projekt zusammen, und halten Sie fest, was verbessert werden kann und was sich bewährt hat. Aktualisieren Sie den Projektplan noch einmal und archivieren Sie den Projektplan dann entsprechend den Archivierungsrichtlinien für Projektdaten Ihres Unternehmens.

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