Hurtig vejledning i projektstyring

Planlæg Start Opret plan Nyt projekt	Et PROJEKT er en række komplekse opgaver, der ikke er rutineprægede, og som skal opfylde et bestemt engangsmål. PROJEKTLEDEREN arbejder på at skabe balance mellem projektets omfang, den tid, der er tilgængelig til at gennemføre projektet, og det budget, der er tilgængeligt for projektet. Startfasen i projektstyring omfatter en undersøgelse af et foreslået projekts strategiske match. Før et nyt projekt igangsættes, skal en organisation fastslå, at projektet passer til dens strategiske mål. En forståelse af organisationens mål kan hjælpe ledere til at identificere visse foreslåede projekter, der fokuserer på centrale aktiviteter, som højt prioriteret og andre projekter, der er mindre væsentlige for organisationens mål, som lavere prioriteret. I startfasen bør der findes en ejer af projektet på ledelsesplan. Projektets businesscase, herunder begrænsninger i projektet samt tekniske og økonomiske krav, bør gennemgås på højt niveau. Der bør findes en projektleder og oprettes en foreløbig projektplan i Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 eller Microsoft Project 2000. Starte et nyt projekt Sådan oprettes en ny projektfil: Klik på Ny i menuen Filer i Project 2003. Klik på Tomt projekt i projektguiden. (I Microsoft Project 2000 skal du klikke på Ny i menuen Filer og derefter på Tomt projekt under fanen Generelt. Skriv projektets startdato i boksen Startdato i dialogboksen Projektoplysninger). Sådan oprettes et nyt projekt ud fra en skabelon: Klik på Ny i menuen Filer. Klik på På denne computer (eller Generelle skabeloner i Microsoft Project 2002) i opgaveruden Nyt projekt, klik derefter på fanen Projektskabeloner. Klik på den ønskede skabelon. (I Microsoft Project 2000 skal du klikke på Ny i menuen Filer og derefter klikke på fanen Projektskabeloner. Klik på den ønskede skabelon). Sådan angives projektets startdato: Klik på Projektoplysninger i menuen Projekt. Skriv projektets startdato i boksen Startdato. Sådan angives projektets kalender: Klik på Skift arbejdstid i menuen Funktioner. Identificer arbejdsdage, fridage og arbejdstider for projektet. Sådan gemmes projektfilen: Klik på Gem som i menuen Filer. Skriv projektnavnet i boksen Filnavn. I planlægningsfasen udarbejdes der en realistisk plan til opnåelse af projektets tiltænkte mål og resultater. I planlægningsfasen identificerer du projektets milepæle, leveringsmængder og opgaver. Denne plan kan være din WBS-struktur (Work Breakdown Structure). Du opretter og tilpasser planen og identificerer de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Oprette en ny plan Sådan angives opgaver: Kontroller, at Gantt-standarddiagrammet med tabellen Indtastning vises. Angiv opgaver i feltet Opgavenavn. Opgaver kan også omfatte hovedopgaver, milepælsopgaver og WBS-elementer. Sådan oprettes en disposition for opgaver: Opret et opgavehierarki, herunder opgaver og milepæle under hovedopgaver. Hierarkiet kan repræsentere faser eller andre arbejdsopdelinger. Klik på en eller flere opgaver, og klik derefter på knappen Ryk ind eller Ryk ud på værktøjslinjen Formatering. Sådan angives varigheder: Klik på feltet Varighed for en opgave, og angiv en varighed. Du kan f.eks. skrive 4t. Hvis du vil angive en milepæl uden en varighed, skal du skrive 0d. Hvis du vil angive, at en varighed er et estimat, skal du tilføje et spørgsmålstegn. Du kan f.eks. skrive 6d?. Sådan angives opgaveafhængigheder: Marker de opgaver, der skal sammenkædes, og klik derefter på knappen Sammenkæd opgaver på standardværktøjslinjen. Hvis du vil ændre standardafhængighedstypen Afslutning-til-Start, skal du dobbeltklikke på kæden mellem de opgaver, der skal ændres, og derefter vælge en opgavekæde på listen Type.

Angiv oprindelig plan Tildel ressourcer Udfør Kontroller	Angive og tildele ressourcer Sådan angives ressourcepuljen: Klik på Ressourceark i menuen Vis. Skriv navnene på de ressourcer, der skal bruges til dette projekt, i feltet Ressourcenavn. Sådan tildeles ressourcer til opgaver: Klik på Gantt-diagram i menuen Vis. Marker en opgave, der skal tildeles en ressource til. Klik på knappen Ressourcetildeling på standardværktøjslinjen. Klik på et eller flere ressourcenavne i dialogboksen Ressourcetildeling, og klik derefter på Tildel. Sådan kender du opgavetypen: Så snart du tildeler ressourcer, afgør opgavetypen, hvordan opgaven angives i tidsplanen. Hvis du vil angive en standardopgavetype for hele projektet, skal du klikke på Indstillinger i menuen Funktioner og derefter klikke på fanen Tidsplan. Vælg Faste enheder (standard), Fast varighed eller Fast arbejde i boksen Standardopgavetype. Hvis du vil ændre opgavetypen for en enkelt opgave, skal du markere opgaven og derefter klikke på knappen Opgaveoplysninger på standardværktøjslinjen. Klik på fanen Avanceret, og klik derefter på den opgavetype, der skal oprettes, i boksen Opgavetype. Arbejde, varighed og enheder (procentvis tildeling) bestemmes ved hjælp af formlen: Arbejde = Varighed * Enheder Opgavetype Når du tilføjer eller fjerner en ressource, ændres… Når du ændrer varigheden, ændres... Når du skifter enheder, ændres… Fast varighed Enheder Arbejde Arbejde Fast arbejde Varighed Enheder Varighed Faste enheder Varighed Arbejde Varighed Angive oprindelig projektplan Sådan gemmes den oprindelige plan: Når planen er optimeret, hvad angår slutdato, budget og omfang, kan du sende planen til godkendelse. Gem den oprindelige plan, når den er godkendt. Peg på Opfølgning i menuen Funktioner, og klik derefter på Gem oprindelig plan. Sådan vises oprindelige data i et Gantt-diagram: Klik på Opfølgning - Gantt i menuen Vis. I diagramområdet vises de oprindelige oplysninger som den nederste af de to Gantt-søjler for hver opgave. (I Microsoft Project 2000 skal du klikke på Flere visninger i menuen Vis og derefter dobbeltklikke på Opfølgning - Gantt). Sådan vises oprindelige data i en tabel: Peg på Tabel i menuen Vis, og vælg derefter Afvigelse. Denne tabel indeholder felter med den oprindelige start- og slutdato for den oprindelige plan og afvigelsen. I udførelsesfasen/kontrolfasen koordineres personer og andre ressourcer for at udføre planen som angivet i projektplanen. Leveringsmængderne fokuserer i denne fase på håndtering af ændringer, angivelse af tidsplansopdateringer, opfølgning på fremdrift og formidling af projektoplysninger. Hvert teammedlem udfører angivne opgaver inden for projektets omfang og bidrager derved til projektets succes.

Afslut projektet Kommuniker & rapporter Afslut Opdater & følg op	Opdatere fremdrift Sådan håndteres ændringer: Foretag ændringer af varigheder, datoer, afhængigheder, ressourcetildelinger eller opgaver på basis af krævede ændringer eller nye oplysninger. Hold de aktuelle felter opdaterede, og sammenlign dem med den oprindelige plan. Sådan følger du op på faktiske datoer og varigheder: Det bedste er at beslutte sig for en enkelt metode til opfølgning på fremdriften. Du kan angive færdiggørelsesprocent, faktisk start- og slutdatoer, faktiske og resterende varigheder eller faktisk og resterende arbejde. Vælg den opgave, der skal angives faktisk fremdrift for. Peg på Opfølgning i menuen Funktioner, og klik derefter på Opdater opgaver. Angiv fremdriftsoplysninger i felterne % fuldfrt., Faktisk varighed. og Resterende varighed eller i Faktisk startdato og Faktisk slutdato. Sådan følger du op på faktiske timer og omkostninger: Hvis du vil angive faktiske og resterende arbejdstimer eller omkostninger, skal du bruge tabellen Opfølgning. Peg på Tabel i menuen Vis, og klik derefter på Opfølgning. Angiv fremdriftsoplysninger for opgaven i feltet Faktisk arb. eller Faktiske omk.. Du kan også bruge tabellen Opfølgning til at angive færdiggørelsesprocent, faktisk start- og slutdato samt faktisk og resterende varighed. Bemærk! Der kan følges op på tre slags datoer i projektet: de aktuelle, de oprindelige og de faktiske. Første gang du angiver den oprindelige dato, er den aktuelle dato lig med den oprindelige. Når en opgave er 100% færdig, er den aktuelle dato lig med den faktiske. Der findes oprindelige, aktuelle og faktiske værdier for startdato, slutdato, varighed, omkostninger og arbejde. Formidle projektoplysninger Sådan formateres en visning til udskrivning: Klik på Tekstformater og Søjleformater i menuen Formater for at oprette formater, der gælder for flere opgaver. Du kan også klikke på Skrifttype og Søjle i menuen Formater, hvis du vil formatere enkelte elementer for en bestemt opgave. Klik på Tidsskala, Gitterlinjer eller Layout i menuen Formater for at ændre disse aspekter af den aktuelle visning. Sådan udskrives en visning som en rapport: Indstil den aktuelle visning, som du ønsker, den skal se ud, når den udskrives. Klik på Vis udskrift i menuen Filer, klik for at kontrollere visningslayoutet. Klik på Udskriv, når det har det ønskede udseende. Sådan oprettes en rapport: Klik på Rapporter i menuen Vis. Dobbeltklik på en rapportkategori, og klik derefter på en foruddefineret rapport. Angiv eventuelt påkrævede oplysninger. Der vises et eksempel på rapporten. Klik på Udskriv for at udskrive rapporten. Sådan tilføjes et felt (kolonne) i en tabel: Klik hvor som helst i en kolonne til venstre for det sted, hvor der skal indsættes en ny kolonne. Klik på Kolonne i menuen Indsæt. Klik på navnet på det felt, der skal tilføjes som en ny kolonne, i boksen Feltnavn. Sådan tilpasses visninger: Klik på Flere visninger i menuen Vis. Klik på Ny eller Rediger. Angiv den tabel, den gruppe og det filter, der skal bruges til at definere visningen, i dialogboksen Visningsdefinition. Sådan tilpasses tabeller: Peg på Tabel i menuen Vis, og klik derefter på Flere tabeller. Klik Ny eller Rediger. Angiv de oplysninger, der skal medtages i tabellen, i dialogboksen Tabeldefinition. Sådan tilpasses grupper: Peg på Grupper efter i menuen Projekt, og klik derefter på Flere grupper. Klik på Ny eller Rediger. I dialogboksen Gruppedefinition skal du angive, hvordan projektoplysningerne skal grupperes. Sådan tilpasses filtre: Peg på Filter i menuen Projekt, og klik derefter på Flere filtre. Klik på Ny eller Rediger. I dialogboksen Filterdefinition skal du angive, hvordan projektoplysningerne skal filtreres. Afslutningsfasen omfatter endelige oplysninger til afslutning af et projekt. Klarlæg eventuelt endelige projektoplysninger, og få kundens godkendelse af endelige leveringsmængder. Udfør en erfaringssession, hvor oplysninger om forbedringsområder og bedste fremgangsmåder registreres. Foretag eventuelle endelige opdateringer af projektplanen. Arkiver endeligt projektplanen i overensstemmelse med organisationens retningslinjer for arkivering af projektdata.

© 2004 Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes.